Abrechnung & Budgets

Von erfassten Stunden zum rechnungsfertigen Bericht – ohne Tabellenkalkulation dazwischen

Teetrack macht aus Zeiterfassung abrechnungsfertige Daten. Legen Sie Stundensatz und Währung pro Projekt fest, markieren Sie Zeiten als abrechenbar oder nicht abrechenbar, behalten Sie Budgets im Blick, bevor sie überschritten werden, und exportieren Sie einen sauberen Stundenzettel, den Ihr Kunde – oder Ihr Rechnungstool – direkt weiterverwenden kann. Jede erfasste Minute behält den Satz, der zum Zeitpunkt der Arbeit galt; spätere Satzänderungen verändern vergangene Einnahmen nie.

Warum direkt aus dem Zeittracker abrechnen

• Sätze gehören zur Arbeit: Jedes Projekt trägt seinen eigenen Stundensatz und seine Währung – Stunden sind schon beim Stoppen des Timers korrekt bewertet, ohne Rekonstruktion am Monatsende.
• Abrechenbar oder nicht – pro Eintrag: Projekte setzen den Standard, aber jeder einzelne Eintrag lässt sich umschalten. Interne Arbeit und Kundenarbeit koexistieren, ohne Rechnungen zu verfälschen.
• Historische Sätze bleiben korrekt: Einträge speichern den Satz, der bei der Erfassung galt. Erhöhen Sie Ihren Satz im nächsten Quartal – vergangene Berichte zeigen weiter, was Sie tatsächlich verdient haben.
• Budgets warnen vor Überschreitung: Geben Sie einem Projekt ein Stunden- oder Betragsbudget mit Warnschwelle und sehen Sie den Verbrauch, bevor die Schätzung still überschritten wird.
• Mehrere Währungen, eine Übersicht: Berliner Kunden in EUR, Londoner Kunden in GBP abrechnen – Zusammenfassungen halten die Währungen getrennt und korrekt.

So funktioniert die Abrechnung in Teetrack

• Satz am Projekt festlegen: Projekt öffnen, Abrechnung aktivieren, Stundensatz und Währung eintragen. Neue Einträge im Projekt übernehmen beides automatisch.
• Wie gewohnt erfassen: Timer wie bisher starten und stoppen – die Abrechnungsdaten laufen ohne zusätzlichen Aufwand mit.
• Für saubere Rechnungen runden: Viertelstunden-Rundung (oder 1, 6, 30, 60 Minuten) anwenden, damit exportierte Beträge Ihrer tatsächlichen Rechnungsstellung entsprechen.
• Einnahmen in der Zusammenfassung prüfen: Die Zusammenfassung zeigt abrechenbare Summen und Beträge pro Projekt, Kunde und Zeitraum.
• Exportieren und abrechnen: PDF-Stundenzettel für den Kunden oder CSV für Ihr Buchhaltungs- oder Rechnungstool herunterladen – die Zahlen kommen fertig an, nicht roh.

Abrechnungsfunktionen im Detail

• Satz & Währung pro Projekt — jedes abrechenbare Projekt definiert eigenen Stundensatz und Währung; Standardwerte können vom verknüpften Kunden kommen.
• Satz-Momentaufnahmen — jeder Eintrag speichert Satz und Währung zum Erfassungszeitpunkt – die Historie bleibt unveränderlich.
• Budgets — stunden- oder betragsbasierte Budgets pro Projekt, mit Warnschwellen und Fortschrittsanzeige.
• Zeitrundung — auf-, ab- oder kaufmännisch runden in Intervallen von 1, 6, 15, 30 und 60 Minuten für abrechnungsfreundliche Summen.
• Exporte — PDF-Stundenzettel mit eigenem Branding (Pro) und CSV-Exporte für die saubere Übergabe an Rechnungs- und Buchhaltungstools.

Die Preise aller Tarife finden Sie auf der Preisseite.