Agenturzeiten, Kosten und Kapazität verbinden
Von Tristan Doehl · · Aktualisiert am
Eine Agentur muss wissen, wie erfasste Arbeit mit verfügbaren Personen, gestellten Rechnungen und Kundenzusagen zusammenhängt. Zeiterfassung liefert einen Teil dieses Bildes. Für die Unternehmenssteuerung wird sie nützlich, wenn Personal-, Buchhaltungs- und Projektdaten desselben Zeitraums hinzukommen.
Vereinbare, was das Team erfasst
Verwende einheitliche Kunden- und Projektnamen und lege fest, wie Tätigkeiten beschrieben werden. Definiere die Einordnung abrechenbarer Leistung, interner Arbeit und Korrekturen. Das ist wichtig, weil zwei Personen dieselbe Tätigkeit unterschiedlich erfassen können, obwohl beide ihren Eintrag für richtig halten.
Eine interne Prüfung kann beispielsweise im Projektfestpreis enthalten sein, ohne eine eigene Rechnungsposition auszulösen. Halte diesen Aufwand sichtbar. Fehlt dieser Aufwand, wirkt das Projekt günstiger als es war. Die nächste Aufwandsschätzung kann dadurch zu niedrig ausfallen.
Jedes Teetrack-Konto gehört einer einzelnen Person. Teetrack hat keinen Team-Arbeitsbereich, keine gemeinsame Personalplanung und keine Lohnabrechnung. Eine Agentur benötigt einen gesonderten autorisierten Prozess, um individuelle Aufzeichnungen zusammenzuführen und Zugriffe zu verwalten.
Vergleiche Leistungsstunden mit verfügbarer Zeit
Die Auslastungsquote misst abrechenbare Leistungsstunden als Anteil der verfügbaren Arbeitsstunden nach einer festgelegten Definition. Entscheide, wie Urlaub und Feiertage den Nenner beeinflussen, und verwende beim Vergleich von Zeiträumen dieselbe Regel. Interne Verwaltung sollte sichtbar bleiben und nicht allein zur Verbesserung des Prozentsatzes herausgerechnet werden.
Vergleiche die Zeitaufteilung nach Rolle und über die Agentur hinweg. Eine Projektleitung kann Arbeit koordinieren, während eine Fachkraft direkt abrechenbare Aufgaben übernimmt. Prüfe Verantwortlichkeiten und fehlende Einträge, bevor du eine niedrigere Auslastung als freie Kapazität deutest.
Der Rentabilitätsleitfaden erklärt die Verbindung zwischen Auslastung, Rechnungsstellung und Kosten. Mit dem Auslastungsrechner kannst du die Rechnung prüfen, sobald die Eingaben definiert sind.
Vergleiche Leistungswert, Rechnungen und Kosten
Als abrechenbar erfasste Arbeit wird nicht unbedingt zu ihrem Standardwert berechnet. Festpreise, Preisnachlässe oder vereinbarter Abrechnungsverzicht können eine Differenz erzeugen. Die Realisierungsquote vergleicht den für diese Arbeit berechneten Betrag mit ihrem potenziellen Abrechnungswert bei einheitlichen Sätzen und demselben Umfang.
Für die Rentabilität brauchst du weitere Eingaben: die Kosten der Leistung und des Geschäftsbetriebs. Zeiteinträge allein liefern weder Gehälter noch Lieferantenrechnungen, sämtliche Gemeinkosten oder den Zahlungsstatus von Rechnungen. Gleiche die relevanten Unterlagen ab, bevor du eine Marge als Ergebnis eines Projekts oder Zeitraums bezeichnest.
Nutze die Aufzeichnungen zur Kapazitätsplanung
Vergangene Einträge helfen, den Aufwand bekannter Arbeit zu schätzen. Eine Prognose braucht zusätzlich geplanten Urlaub, erforderliche Fähigkeiten und bestätigte künftige Zusagen. Plane die nächsten Wochen anhand dieser Angaben und vergleiche die verbleibende Kapazität mit möglichen Aufträgen.
Ein Team kann insgesamt freie Stunden haben, während die für einen bestimmten Termin benötigte Fachkraft ausgelastet ist. Prüfe Kapazitäten deshalb nach Person oder Fähigkeit und als Gesamtsumme. Der Leitfaden zur Kapazitätsplanung entwickelt ein Rechenbeispiel und erklärt, wie du interne Arbeit nicht doppelt abziehst.
Berichte über die daraus folgenden Entscheidungen
Ein Kundenbericht sollte die Arbeit mit vereinbarten Ergebnissen verbinden und die nächsten Schritte benennen. Zeige genug Stunden- und Budgetangaben, um eine Abweichung zu erklären, und formuliere dann die nötige Kundenentscheidung. Halte den detaillierten Stundenzettel als Nachweis bereit.
Zusätzliche Korrekturzeit ist beispielsweise relevant, weil sie verbleibenden Umfang oder Liefertermin verändern kann. Diesen Zusammenhang zu erklären hilft mehr als eine längere Aufgabenliste. Der Leitfaden für Kundenberichte zeigt ein kompaktes Beispiel mit einer konkreten Freigabeanfrage.
Beginne mit einem einheitlichen Prüfzeitraum
Wähle zunächst einen Zeitraum, für den sich Zeit-, Personal- und Buchhaltungsdaten abgleichen lassen. Halte die Annahmen jeder Kennzahl fest, damit der nächste Vergleich auf derselben Grundlage beruht. Der Abrechnungsleitfaden für Freelancer behandelt den einfacheren Einzelablauf. In der Agentur kommt die Verantwortung hinzu, diese Definitionen über Personen und Projekte hinweg einheitlich anzuwenden.
Häufige Fragen
Was misst die Auslastungsquote?
Sie misst abrechenbare Leistungsstunden geteilt durch verfügbare Arbeitsstunden nach einer definierten Regel. Halte fest, wie Urlaub und Feiertage die Verfügbarkeit beeinflussen, und verwende über Zeiträume hinweg dieselbe Definition.
Können Zeitdaten allein den Agenturgewinn bestimmen?
Nein. Rentabilität braucht auch Erlös- und Kostendaten einschließlich Leistungskosten und Gemeinkosten. Der Zahlungsstatus gehört in den Buchhaltungsprozess und lässt sich nicht aus abrechenbarer Zeit ableiten.
Was sollte ein Kundenbericht erklären?
Verbinde vereinbarte Ergebnisse, erledigte Arbeit, verbrauchte Stunden oder Budgets und die nächste erforderliche Entscheidung. Stelle den detaillierten Stundenzettel bei Bedarf zusätzlich bereit.
Wie weit sollte die Kapazitätsplanung reichen?
Wähle einen Zeitraum, der für Personal- und Kundenzusagen ausreicht. Sechs Wochen sind ein mögliches Beispiel. Der Horizont sollte zu Vorlaufzeiten und Unsicherheit deiner eigenen Auftragslage passen.
Beweist eine hohe Auslastung gute Leistung?
Nein. Prüfe Rolle, Arbeitsqualität, Vollständigkeit der Aufzeichnungen, Umfang und Realisierungsquote. Ein Prozentsatz beschreibt eine Zeitaufteilung und braucht Kontext, bevor er eine Führungsentscheidung stützt.