Agenturkapazität aus bestehenden Zusagen planen

Beginne mit Personen, Terminen und Fähigkeiten

Wähle einen Horizont, der den nächsten Meilenstein umfasst und genug Vorlauf für zusätzliche Unterstützung lässt. Im Beispiel decken sechs Wochen den nächsten Release und vier Wochen Vorlauf für eine externe Fachkraft ab. Aktualisiere die Prognose bei Termin- oder Personaländerungen, solange du noch reagieren kannst.

Liste die für die Leistung benötigten Personen und ihre geplanten Arbeitsstunden im Zeitraum auf. Halte fachliche Einschränkungen sichtbar. Fünfzig freie Designstunden decken nicht automatisch fünfzig Stunden einer Datenbankmigration, auch wenn beides als ungenutzte Teamkapazität erscheint.

Ziehe bekannte Abwesenheiten zuerst ab

Ein beispielhaftes Team mit fünf Personen, fünfunddreißig Wochenstunden und sechs Wochen hat 1.050 geplante Stunden. Angenommen, Urlaub und Feiertage verringern diese Zeit im gesamten Team um siebzig Stunden. Es bleiben 980 verfügbare Stunden.

Nutze für diese Korrektur tatsächliche Personal- oder Urlaubsaufzeichnungen. Ein Label in der Zeiterfassung kann vergangene Abwesenheit einordnen. Ein Projekt namens „Urlaub“ erzeugt jedoch noch keine automatische Personalprognose. Künftige Verfügbarkeit braucht eine gepflegte Quelle für die betroffenen Personen und Termine.

Berücksichtige interne Arbeit ohne doppelten Abzug

Schätze den Anteil der verbleibenden Arbeitszeit für Verwaltung, Vertrieb, Koordination und Weiterbildung. Aktuelle Zeitdaten können diese Schätzung stützen, wenn diese Tätigkeiten einheitlich eingeordnet wurden. Nimm Urlaub aus dieser Auswertung heraus, falls er bereits von der Kapazität abgezogen ist.

Angenommen, interne Arbeit beansprucht 25 % der 980 verfügbaren Stunden. Die erwartete Leistungskapazität beträgt dann 980 × 0,75 = 735 Stunden. Der Prozentsatz ist eine Beispielannahme und kein Ziel für jedes Team.

Die 735 Stunden berücksichtigen interne Arbeit bereits. Eine erneute Multiplikation dieser 735 Stunden mit 75 % würde denselben Anteil zweimal abziehen. Schreibe die Rechnung zur Prognose, damit erkennbar ist, welche Abzüge schon enthalten sind.

Vergleiche Zusagen vor unsicherer Arbeit

Benötigt bestätigte Arbeit 620 Stunden, bleiben im Beispiel auf Teamebene 115 Stunden frei. Prüfe vor der Zusage eines weiteren 100-Stunden-Projekts, wann diese Zeit benötigt wird und wer sie leisten kann. Ein Engpass in einer einzelnen Woche oder eine fehlende Fähigkeit kann die scheinbar ausreichende Gesamtsumme unbrauchbar machen.

Halte mögliche Aufträge von unterschriebener Arbeit getrennt. Zeige ein Szenario mit pünktlichem Projektstart und eines mit Verschiebung. Eine nach Wahrscheinlichkeit gewichtete Summe kann die Finanzplanung unterstützen. Eine Person kann aber nicht zwei gleichzeitig benötigte Projekte liefern, nur weil jedes mit 50 % Wahrscheinlichkeit bewertet wurde.

Der Kapazitätsrechner hat drei Eingaben: Teamgröße, Wochenstunden pro Person und einen Auslastungsprozentsatz. Separate Felder für Abwesenheiten und interne Arbeit gibt es nicht. Trage für dieses Beispiel 5 Personen, 35 Stunden und 70 % ein: 735 ÷ 1.050 = 70 %. Dieser Anteil berücksichtigt Urlaub und interne Arbeit bereits gemeinsam. Rechnerisch ergeben sich 122,5 Leistungsstunden pro Woche; das Feld „Wochenkapazität“ zeigt den gerundeten Wert 123. Über sechs Wochen sind es 735 Stunden, eine Angabe, die der Rechner selbst nicht ausgibt. Ziehe Urlaub nicht erneut ab und halte die konkrete Planung je Person daneben bereit.

Reagiere auf die konkrete Lücke

Eine kurze fachliche Lücke kann sich für einen externen Auftragnehmer eignen. Ein wiederkehrender Mangel bei bestätigter Arbeit kann die Prüfung einer festen Stelle rechtfertigen. Vergleiche tatsächliche Sätze, erwarteten Bedarf, Einstellungsdauer und Einarbeitungsaufwand, statt eine allgemeine Wirtschaftlichkeitsschwelle anzunehmen.

Manchmal passt ein anderer Starttermin oder ein engerer Lieferumfang besser als eine zusätzliche Person. Besprich diese Möglichkeit, solange der Kunde noch wählen kann. Die Prognose hilft, weil sie solche Einschränkungen sichtbar macht, bevor daraus gebrochene Zusagen werden.

Aktualisiere die Schätzung anhand abgeschlossener Arbeit

Vergleiche den tatsächlichen Leistungsaufwand mit der Prognose und halte Gründe für Abweichungen fest. Eine Umfangsänderung, eine fehlende Abhängigkeit und eine optimistische Schätzung liefern unterschiedliche Erkenntnisse. Berücksichtige sie in der nächsten Prognose und behalte dieselbe Behandlung von Urlaub und interner Arbeit bei.

Der Agenturleitfaden verbindet Kapazität mit dem Erfassungsprozess. Der Rentabilitätsleitfaden erklärt den Zusammenhang von Auslastung, Rechnungsstellung und Kosten. Zusammen helfen diese Daten zu beurteilen, ob die Arbeit zeitlich passt und ob die Vereinbarung ihre Lieferung wirtschaftlich trägt.