Kapazitätsplanungs-Rechner

Gesunde Dienstleistungsbetriebe planen für Billable-Mitarbeiter mit 70 bis 80 Prozent Auslastung. Unter 65 Prozent deutet auf Pipeline- oder Personalprobleme hin; über 85 Prozent dauerhaft führt zu Burnout und Qualitätsverlust. Starte mit 75 Prozent als konservativem Richtwert und justiere anhand deiner Ist-Zahlen.

Urlaub ist nicht direkt in diesem Modell abgebildet. Um Urlaub und Feiertage zu berücksichtigen, reduziere die Wochenstunden pro Person oder plane die Monats- und Jahreskapazität mit weniger aktiven Wochen. Ein gängiger Ansatz ist 75 Prozent Auslastung über 46 bis 48 Arbeitswochen zu planen und die restlichen Wochen als Urlaubspuffer zu behandeln.

Nur wenn sie tatsächlich abrechenbare Arbeit leisten. Ein Delivery-Manager, der auch Kundenprojekte betreut, zählt dazu. Eine reine Führungskraft, die hauptsächlich interne Meetings und Einzelgespräche führt, nicht. Wer nicht abrechenbare Köpfe aufbläht, überschätzt die Kapazität und überplant sich zwangsläufig.

Der Billable-Hours-Rechner fokussiert auf eine einzelne Person: wie viele Stunden ein Individuum im Jahr abrechnen kann. Dieser Rechner skaliert auf ein ganzes Team und betrachtet aggregierte Planungshorizonte – die wöchentliche, monatliche und jährliche Kapazität, die du bei der Projektbesetzung und Angebotsabgabe zusagen kannst.

Teetrack erfasst Zeit auf Projekt- und Personenebene, sodass deine tatsächlichen Auslastungsdaten direkt in die Kapazitätsplanung einfließen. Sobald dein Team Stunden erfasst, siehst du die realisierte Auslastung pro Rolle und kannst die hier eingegebenen Annahmen durch echte Zahlen ersetzen.