PDF-Stundenzettel
Aus erfasster Zeit wird ein versandfertiger Nachweis für Kunde, Management oder Buchhaltung
Teetrack wandelt geprüfte Zeiteinträge in ein PDF-Timesheet um, das sich einfach mit Kunden, Vorgesetzten oder der Buchhaltung teilen lässt. Du wählst den passenden Zeitraum, filterst bei Bedarf nach einem Projekt oder gemeinsamen Tag und erzeugst ein Dokument mit professionellem Layout. Das ist nützlich für Abrechnung, Freigaben oder einen nachvollziehbaren Nachweis der geleisteten Arbeit.
Warum ein Timesheet als PDF sinnvoll ist
- Professionelle Ausgabe: Statt Screenshots oder kopierte Tabellenzeilen zu verschicken, stellst du ein sauberes PDF bereit, das sich leichter lesen und archivieren lässt.
- Vor dem Export filtern: Wähle Projekt und Abrechnungszeitraum oder verwende einen gemeinsamen Tag für die gewünschten Einträge mehrerer Projekte. Prüfe die Auswahl vor der Weitergabe.
- Hilfreich für Rechnungen: Wenn zu einer Rechnung zusätzliche Details zu Datum, Dauer oder Tätigkeit benötigt werden, liefert der Stundenzettel die passende Grundlage.
- Praktisch für Freigaben: Auch intern lässt sich das PDF nutzen, wenn Stunden geprüft oder genehmigt werden müssen, bevor die Buchhaltung übernimmt.
- Nützlich für Audit und Nachweis: Wenn ein Kunde wissen möchte, was im ausgewählten Zeitraum passiert ist, zeigt das PDF die Zeitbasis hinter der Abrechnung nachvollziehbar an.
- Basiert auf echten Tracking-Daten: Das PDF verwendet die erfassten, ungerundeten Dauern und Beträge. Die Übersicht wendet deine Rundungseinstellung an; ihre Summen können deshalb vom PDF abweichen.
So erzeugst du ein Timesheet in Teetrack
- Zeitraum wählen: Lege fest, welcher Abschnitt im Dokument erscheinen soll, zum Beispiel eine Arbeitswoche, ein Monat oder ein individueller Abrechnungszeitraum.
- Projekt- oder Tag-Filter setzen: Wähle ein Projekt oder einen gemeinsamen Tag für die gewünschten Kundeneinträge. Die Übersicht hat keinen Kundenfilter. Prüfe deshalb, ob alle gewünschten Einträge und keine fremden Arbeiten enthalten sind.
- Einträge vorab prüfen: Kontrolliere die gefilterte Tabelle vor dem Export, damit Beschreibungen, Projekte und Dauern vollständig und plausibel wirken.
- PDF generieren und teilen: Öffne Stundenzettel und wähle „Stundenzettel mit Abrechnung“ oder „Stundenzettel ohne Abrechnung“. Ohne Abrechnung erhält der Empfänger einen Stundennachweis ohne Sätze und Beträge.
Wofür sich der PDF-Stundenzettel konkret eignet
- Zeitraum klar ausweisen — Zeige eindeutig, für welchen Abschnitt das Dokument gilt.
- Projektbezogene Exporte — Erstelle separate PDFs pro Projekt, wenn verschiedene Empfänger unterschiedliche Reports brauchen.
- Kundenbezogene Reports — Verwende einen gemeinsamen Tag für die gewünschten Kundeneinträge oder erstelle je Projekt ein PDF für den gewählten Zeitraum.
- Professionelles Layout — Präsentiere erfasste Arbeit in einer Form, die sich gut weiterleiten, drucken und ablegen lässt.
- Rechnungsbeleg — Nutze das PDF als ergänzende Unterlage, wenn berechnete Stunden näher erläutert werden sollen.
- Prüfpfad — Bewahre einen teilbaren Nachweis darüber auf, woran gearbeitet wurde und wann dies passiert ist.
- Leistungsnachweis — Dokumentiere Aufwand für Retainer, Freigaberunden oder externe Kontrolle.
- Einfache Weitergabe — Versende eine einzelne Datei, statt anderen direkten Zugriff auf die App geben zu müssen.
Häufige Fragen zu PDF-Stundenzetteln
Kann ich einen Stundenzettel nur für ein bestimmtes Projekt erstellen? Ja. Setze vor der PDF-Erstellung den Projektfilter, dann enthält der Export nur den ausgewählten Bereich.
Kann ich pro Kunde ein eigenes Timesheet erzeugen? Verwende einen gemeinsamen Tag für die gewünschten Einträge der Kundenprojekte und wähle den Zeitraum. Alternativ exportierst du jedes Projekt einzeln. Einen Kundenfilter gibt es nicht; prüfe die Auswahl auf Vollständigkeit und fremde Einträge.
Ist das Timesheet noch sinnvoll, wenn ich bereits Rechnungen verschicke? Auf jeden Fall. Die Rechnung zeigt den Betrag, das Timesheet liefert die nachvollziehbaren Zeitdetails dahinter.
Wann sollte ich das PDF am besten erzeugen? Am sinnvollsten nach der Prüfung in der Übersicht, weil dort Zeiten, Beschreibungen und Filter schon kontrolliert wurden.
Wer erhält so ein PDF typischerweise? Typische Empfänger sind Kunden, Projektleiter, Teamleitungen und Buchhaltungen, wenn Stunden geprüft, freigegeben oder archiviert werden sollen.
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