Kundenverwaltung

Projekte und Rechnungen rund um Ihre Auftraggeber organisieren

Mit der Kundenverwaltung von Teetrack verknüpfen Freiberufler, Agenturen und Berater jeden Kundendatensatz mit Projekten und Rechnungen. Speichern Sie Kontaktdaten, Standard-Stundensätze und Steuerinformationen an einem Ort, damit Sie Kundendaten nie wieder erneut eingeben müssen. Ob Sie einen oder hundert Kunden betreuen — die Kundenverwaltung von Teetrack verbindet Zeiterfassung, Projektmanagement und Rechnungsstellung durchgängig miteinander.

Warum Freiberufler und Teams die Kundenverwaltung schätzen

• Zentrale Datenquelle: Name, E-Mail, Telefon, Adresse, Steuer-ID und Notizen werden pro Kunde einmalig gespeichert. Jedes verknüpfte Projekt und jede Rechnung übernimmt den Kontext automatisch.
• Standard-Stundensatz und Währung: Legen Sie einen Stundensatz und eine Währung auf Kundenebene fest. Wenn Sie ein neues Projekt für diesen Kunden anlegen, füllt Teetrack Abrechnungssatz und Währung automatisch aus — Sie können sofort abrechenbare Zeit erfassen.
• Kundenspalte auf Rechnungen: Sowohl die Rechnungsübersicht als auch die Rechnungsdetailseite zeigen den Kundennamen an. So lassen sich Rechnungen einfach nach Kunde sortieren, filtern und finden.
• Automatisches Ausfüllen bei Rechnungserstellung: Wenn Sie eine Rechnung aus abrechenbaren Zeiteinträgen erstellen und alle Projekte zum selben Kunden gehören, setzt Teetrack das Kundenfeld der Rechnung automatisch.
• Sicheres Löschen: Teetrack verhindert das Löschen eines Kunden, für den bereits versendete Rechnungen existieren. So bleiben Ihre Buchhaltungshistorie und der Prüfpfad geschützt.
• Mandantensicherheit: Kundendatensätze sind auf Ihr Konto beschränkt. Niemand sonst kann Ihre Kunden einsehen, bearbeiten oder verknüpfen.

So funktioniert die Kundenverwaltung in Teetrack

• Kunde anlegen: Öffnen Sie die Seite Kunden in der Seitenleiste, klicken Sie auf Kunde erstellen und füllen Sie die Details aus. Nur der Name ist Pflichtfeld — alles andere ist optional.
• Mit einem Projekt verknüpfen: Wählen Sie im Formular Projekt erstellen oder Projekt bearbeiten einen Kunden aus der durchsuchbaren Dropdown-Liste. Stundensatz und Währung des Projekts werden sofort an die Kundenstandards angepasst.
• Kunden auf Rechnungen sehen: Die Rechnungstabelle zeigt eine Kundenspalte. Klicken Sie auf eine Rechnung, um den vollständigen Kundennamen in der Kopfzeile zu sehen.
• Bearbeiten oder löschen: Aktualisieren Sie Kundendaten jederzeit über die Kundentabelle. Ein Kunde kann nur gelöscht werden, wenn keine versendeten Rechnungen darauf verweisen.

Kundenfelder im Überblick

• Name — (Pflichtfeld) — der Kunden- oder Firmenname.
• E-Mail — Rechnungs- oder Kontakt-E-Mail-Adresse.
• Telefon — primäre Telefonnummer.
• Adresse, Stadt, Bundesland, PLZ, Land — vollständige Postanschrift für Rechnungen.
• Steuer-ID — USt-IdNr., Steuernummer oder andere Steuerkennung.
• Stundensatz — Standardsatz, der in neue Projekte übernommen wird.
• Währung — USD, EUR, GBP, CAD oder AUD.
• Notizen — Freitext für Zahlungsbedingungen, besondere Hinweise usw.

Häufig gestellte Fragen zur Kundenverwaltung

Kann ich mehrere Projekte mit demselben Kunden verknüpfen? Ja. Ein Kunde kann beliebig viele Projekte haben. Jedes Projekt behält nach der Erstellung seine eigenen Abrechnungseinstellungen.

Was passiert mit Projekten und Rechnungen, wenn ich einen Kunden lösche? Teetrack verhindert das Löschen, solange versendete Rechnungen existieren. Gibt es keine versendeten Rechnungen, wird die Verknüpfung zu Projekten und Rechnungsentwürfen entfernt, ohne diese Datensätze zu löschen.

Beeinflussen Kunden die Zeiterfassung? Kunden organisieren Ihre Projekte und Rechnungen. Zeiteinträge bleiben mit Projekten verknüpft — die Kundenbeziehung ergibt sich über die Projektzuordnung.

Sind Kundendaten für andere Nutzer sichtbar? Nein. Jeder Kundendatensatz gehört zu einem einzelnen Benutzerkonto. Teetrack erzwingt strikte Mandantentrennung auf Datenbank- und API-Ebene.