Abrechenbare Stunden für Stundenzettel erfassen
Von Tristan Doehl · · Aktualisiert am
Bei der Abrechnung nach Stunden ist eine Summe nur dann hilfreich, wenn der Kunde die Arbeit dahinter versteht. Einheitliche Projektnamen, konkrete Beschreibungen und eine vereinbarte Rundungsregel verbinden deine Zeiteinträge mit einer überprüfbaren Rechnung.
Ordne jede Sitzung ihrem Auftrag zu
Lege für jeden Auftrag ein Projekt an und starte einen Timer, wenn du eine Sitzung beginnst. Beschreibe vor dem Aufgabenwechsel, was du erledigt oder untersucht hast. Solange die Arbeit noch frisch ist, lässt sich das leichter festhalten, als mehrere ähnliche Sitzungen am Monatsende nachzuvollziehen.
Abrechenbarkeit und Stundensätze erfordern Business oder höher. Welche Arbeit du als abrechenbar kennzeichnest, hängt vom Vertrag ab: Ein Planungsgespräch kann in einem Auftrag enthalten sein und in einem anderen separat berechnet werden. Kennzeichne interne Verwaltung und andere nicht abrechenbare Arbeit entsprechend und prüfe die Angaben vor der Rechnungsstellung.
Verfolge eine Sitzung bis zur Rechnung
Betrachte einen beispielhaften Tag mit zwei Sitzungen: 09:14 bis 12:06 und 13:02 bis 17:40. Die erste dauert 2 Std. 52 Min., die zweite 4 Std. 38 Min. Zusammen ergeben sie 7 Std. 30 Min. tatsächliche Arbeit. Die Pause dazwischen ist ausgeschlossen.
Angenommen, der Vertrag sieht die Rundung jedes Eintrags auf die nächstgelegene Viertelstunde bei 120 € pro Stunde vor. Aus der ersten Sitzung werden 2 Std. 45 Min., aus der zweiten 4 Std. 45 Min. Die gerundete Summe bleibt bei 7 Std. 30 Min. beziehungsweise 7,5 Dezimalstunden. Daraus ergeben sich 7,5 × 120 € = 900 € netto (zzgl. ggf. USt).
Die Rundung einzelner Einträge kann ein anderes Ergebnis liefern als die Rundung einer Tagessumme. Zwei Einträge von je 7 Minuten werden bei Rundung auf die nächstgelegene Viertelstunde jeweils zu 0 Minuten. Die gemeinsame Dauer von 14 Minuten wird dagegen zu 15 Minuten. Teetrack rundet pro Eintrag, und zwar erst, wenn du in den Einstellungen unter „Rundungsmodus“ etwa „Auf nächsten Wert runden“ wählst und unter „Rundungsintervall“ das Intervall festlegst. Standardmäßig ist die Rundung ausgeschaltet. Die Übersicht wendet diese Einstellung an. Der PDF-Stundenzettel verwendet ungerundete Dauern und Beträge. Dass beide Summen im Rechenbeispiel übereinstimmen, liegt an den gewählten Zeiten.
Schreibe Beschreibungen für Leser außerhalb des Projekts
Die Buchhaltung des Kunden liest den Stundenzettel möglicherweise ohne Kenntnis der Besprechungen. Gib jedem Eintrag genug Kontext für diese Leser. „Layout der Preisseite angepasst und mobile Abstände geprüft“ bezeichnet die Arbeit genauer als „Website-Updates“. „Planungsgespräch: Aufgaben für den Start und Prüftermine vereinbart“ erklärt den Zweck eines Meetings.
Die Beschreibung muss nicht den gesamten Aufgabenverlauf wiedergeben. Nenne die Tätigkeit und das relevante Ergebnis oder die untersuchte Frage. Vertrauliche Einzelheiten bleiben in den Projektunterlagen. Der Stundenzettel soll die Arbeit erkennbar machen, ohne Informationen anderer Kunden offenzulegen.
Prüfe jeweils einen Kunden und einen Zeitraum
Wähle in der Übersicht den Abrechnungszeitraum und ein Projekt des Kunden. Wiederhole die Auswahl für jedes Projekt oder verwende einen gemeinsamen Kunden-Tag, der die gewünschte Arbeit vollständig und ohne fremde Kundeneinträge erfasst. Prüfe Datum, Beschreibung, Abrechenbarkeit und Dauer vor dem PDF-Export.
Prüfe mit dem PDF die tatsächlich geleistete Arbeit. Nutzt die Rechnung gerundete Stunden, gleiche sie mit der vereinbarten Berechnung ab und erkläre die Differenz zum ungerundeten PDF. Teetrack liefert den Zeitnachweis; dein Rechnungsprogramm übernimmt Rechnung und Zahlungsprozess.
Mache die Prüfung zum Bestandteil der Abrechnung
Regelmäßige Kontrollen aktueller Einträge lassen am Monatsende weniger Details offen. Die abschließende Prüfung kann sich dann auf den vereinbarten Umfang und die Summe konzentrieren, gestützt auf einen Stundenzettel, dessen Einträge diese Summe nachvollziehbar machen.
