Abrechenbare Stunden erfassen und Stundenzettel versenden

1) Abrechenbare Arbeit nach Kunde und Projekt erfassen

Legen Sie für jeden Kunden oder Auftrag ein eigenes Projekt an, damit Sie später sauber nach Rechnungszeitraum filtern können. Starten Sie beim Arbeitsbeginn sofort den Timer und ergänzen Sie vor dem Aufgabenwechsel eine Beschreibung. Diese eine Gewohnheit löst die meisten Rückfragen zur Abrechnung, weil Sie den Tag nicht mehr am Wochenende aus dem Gedächtnis rekonstruieren müssen.

• Abrechenbar: Kundengespräche, Umsetzung, Korrekturen, QA, Reporting mit direktem Kundenbezug.
• Nicht abrechenbar: interne Verwaltung, Verkaufsgespräche, Angebotserstellung, Buchhaltung, Lernzeit.
• Nützliche Regel: Wenn die Aufgabe nicht auf einer Rechnungszeile stehen würde, sollte sie nicht in einen abrechenbaren Eintrag gemischt werden.

2) Ein konkretes Beispiel: vom Zeiteintrag zur Rechnungssumme

Angenommen, Sie haben für Kunde A am 7. Juli von 09:14 bis 12:06 und von 13:02 bis 17:40 gearbeitet, kurze Pausen bereits ausgenommen. Die gesamte abrechenbare Arbeitszeit des Tages beträgt 7 Std. 38 Min. Ihr Vertrag sagt, dass in Viertelstunden zu 120 € pro Stunde abgerechnet wird. Teetrack zeigt zuerst die echte Dauer, danach wenden Sie die vereinbarte Rundungsregel für die Rechnung an.

• Tatsächlich erfasste Zeit: 7 Std. 38 Min.
• Dezimalstunden vor Rundung: 7,63 Stunden.
• Rechnungsregel: auf die nächste Viertelstunde runden.
• Gerundete abrechenbare Zeit: 7,75 Stunden.
• Rechnungsmathematik: 7,75 × 120 € = 930 €.

Genau solche Beispiele verstehen Kunden sofort. Sie sehen die echte Arbeitszeit, die vereinbarte Rundungsregel und den Endbetrag. Problematisch ist nicht Rundung an sich, sondern intransparente Rundung.

3) Bessere Beschreibungen schaffen mehr Vertrauen

Eine Stundenzettel-Zeile wie „Arbeit“ oder „Korrekturen“ mag für Sie klar sein, wirkt aber für Kunden vage, wenn sie entscheiden sollen, ob 930 € plausibel sind. Gute Beschreibungen müssen nicht lang sein. Sie müssen nur beantworten, was gemacht wurde und wohin die Zeit geflossen ist.

• Vorher: „Website-Updates“.
• Nachher: „Preis-Seite überarbeitet, mobilen Abstandsfehler behoben und Checkout-Banner in Safari getestet“.
• Vorher: „Meeting“.
• Nachher: „Wochenplanung: Launch-Checkliste geprüft, Korrekturen verteilt, Liefertermine bestätigt“.

Klare Beschreibungen reduzieren Rückfragen, besonders wenn ein Kunde Ihre Rechnung an die Buchhaltung weiterleitet, die nicht in die Projektkommunikation eingebunden war. Der Stundenzettel sollte ohne mündliche Zusatzinfo verständlich sein.

4) Welche Felder der PDF-Stundenzettel zeigen sollte

Filtern Sie vor dem Versand der Rechnung in der Zusammenfassung den richtigen Kunden und Zeitraum und erzeugen Sie dann das PDF. Dieses Dokument ist nützlich, weil es aus rohen Zeiteinträgen einen Nachweis macht, den Kunden schnell prüfen können. Vor dem Export sollten diese Felder stimmen:

• Datum: zeigt, wann die Arbeit innerhalb des Abrechnungszeitraums stattgefunden hat.
• Projekt: trennt Arbeiten, wenn ein Kunde mehrere Retainer oder Arbeitsstränge hat.
• Beschreibung: liefert die verständliche Erklärung pro Zeile.
• Start- und Endzeit: hilfreich, wenn Kunden detaillierte Support-Logs erwarten.
• Dauer: zeigt die Grundlage der berechneten Stunden.
• Gesamtstunden: ist die Zahl, die zur Rechnungsberechnung passen muss.

5) So behandeln Sie nicht abrechenbare interne Zeit

Viele Freelancer verlieren Marge, weil sie interne Admin-Zeit in Kundenarbeit verstecken. Besser ist, diese Zeit getrennt zu halten. Wenn Sie 35 Minuten für Ihre Buchhaltung gebraucht haben, ist das nicht dasselbe wie 35 Minuten für die Überarbeitung der Landingpage von Kunde A. Erfassen Sie interne Zeit in einem separaten nicht abrechenbaren Projekt oder schließen Sie sie beim Rechnungsfilter komplett aus.

Beispiel: Ihre Woche enthält 24 Std. 10 Min. abrechenbar und 3 Std. 25 Min. nicht abrechenbar. Diese Trennung ist wichtig. Sie zeigt, ob die Kundenarbeit profitabel ist, und verhindert unangenehme Rechnungen mit Aufgaben, die der Kunde nie beauftragt hat. Gute Zeiterfassung bedeutet nicht nur, mehr zu berechnen. Sie bedeutet, nur das zu berechnen, was Sie klar begründen können.

6) Eine einfache monatliche Abrechnungsroutine

Prüfen Sie am Monatsende jeden Kunden einzeln, schärfen Sie unklare Beschreibungen nach, bestätigen Sie Ihre Rundungsregel und exportieren Sie pro Rechnung einen PDF-Stundenzettel. Das dauert weniger Zeit, als Stunden aus Notizen zusammenzubauen, und macht Ihre Rechnungen leichter freigabefähig. Die Kombination aus exakter Erfassung, lesbaren Beschreibungen und sauber getrennter nicht abrechenbarer Zeit ist das, was einen Freelancer-Stundenzettel professionell wirken lässt.