Abrechnung für Freelancer vorbereiten
Von Tristan Doehl · · Aktualisiert am
Die Abrechnung als Freelancer verbindet mehrere Entscheidungen: welchen Stundensatz du verlangst, welche Arbeit du erfasst und wie du den Betrag dem Kunden erklärst. Werden diese Entscheidungen als ein Prozess betrachtet, lässt sich leichter erkennen, wo eine Schätzung, ein fehlender Eintrag oder ein Berichtsschritt das Ergebnis verändert.
Beginne mit einem Stundensatz, der auch die Arbeit rund um den Auftrag trägt
Deine abrechenbaren Stunden müssen sowohl die Kundenleistung als auch die Geschäftstätigkeit finanzieren, die diese Leistung ermöglicht. Verwaltung, Kundengewinnung und Weiterbildung kosten Zeit, auch wenn sie nicht auf einer Rechnung erscheinen. Eine Stundensatzberechnung braucht deshalb realistische abrechenbare Stunden statt der Annahme, jede Arbeitsstunde werde verkauft.
Nehmen wir als Rechenbeispiel 60.000 € Gewinn vor Einkommensteuer, 12.000 € Betriebsausgaben und 1.000 geplante abrechenbare Stunden. Zur Deckung beider Beträge werden 72.000 € Umsatz benötigt. Daraus ergibt sich ein Ausgangssatz von 72 € netto zzgl. ggf. USt je abrechenbarer Stunde. Das ist ein Planungsbeispiel, kein Marktpreis und keine Berechnung des verfügbaren Nettoeinkommens.
Der Leitfaden zum Stundensatz entwickelt die Formel und zeigt die Wirkung geringerer abrechenbarer Kapazität. Verwende eigene Kosten und verfügbare Zeit und berücksichtige anschließend Umfang, Nachfrage und Risiko für dein Angebot.
Erfasse Arbeit passend zur Vereinbarung
Lege für jeden Auftrag ein Projekt an. Ab Business kannst du Abrechnungsvorgaben passend zum Vertrag einrichten; der Free-Tarif enthält weder Abrechenbarkeit noch Stundensätze. Starte für laufende Arbeit einen Timer oder ergänze einen abgeschlossenen Eintrag mit tatsächlichen Zeiten. Beschreibe die Sitzung so, dass der Kunde sie wiedererkennt, besonders bei mehreren ähnlichen Aufgaben.
Halte abrechenbare und nicht abrechenbare Arbeit unterscheidbar. Eine nicht abrechenbare Korrektur bleibt wichtig für die Bewertung der Kosten der Projektarbeit, auch wenn sie den Rechnungsbetrag nicht erhöht. Ebenso macht ein Festpreis die Stunden nicht bedeutungslos. Sie helfen, die Schätzung zu beurteilen und den nächsten Auftrag zu planen.
Prüfe bei vereinbarter Rundung, ob Teetracks Einstellung zur Rundung einzelner Einträge dazu passt. Die Übersicht wendet diese Einstellung an; PDF-Stundenzettel enthalten ungerundete Dauern und Beträge. Bewahre das PDF als Nachweis der tatsächlichen Zeit auf und dokumentiere Rundungsanpassungen in der Abrechnung. Die Rundung einzelner Einträge kann von der Rundung einer Tagessumme abweichen.
Bereite Nachweise vor der Rechnungsstellung vor
Wähle zum Abrechnungstermin in der Übersicht den Zeitraum und filtere nacheinander nach den Projekten des Kunden. Für eine gemeinsame Ansicht kannst du einen gemeinsamen Kunden-Tag verwenden, der allen relevanten Einträgen zugeordnet ist. Prüfe, dass keine fremde Arbeit enthalten ist. Kontrolliere Beschreibungen, Datumsangaben und Abrechenbarkeit, bevor du Stundenzettel und Rechnungsberechnung vorbereitest.
Teetrack liefert Zeitdaten und Berichte. Stelle die Rechnung in dem System aus, das Buchhaltung, Steueranforderungen und Zahlungsstatus verwaltet. Ein exportierter Stundenzettel belegt nicht, dass eine Rechnung versendet oder bezahlt wurde.
Der Rechnungsleitfaden erklärt die Verbindung zwischen Arbeitsnachweis, klarer Rechnung und Nachverfolgung. Vereinbare Abrechnungsrhythmus und Zahlungsbedingungen mit dem Kunden, damit der Ablauf zum Auftrag und dessen Freigabeanforderungen passt.
Bewerte Werkzeuge anhand des gesamten Ablaufs
Ein kostenloser Tracker kann ausreichen, wenn seine Exporte die benötigten Berichte ermöglichen. Ein kostenpflichtiger Tarif kann sinnvoll sein, wenn er eine konkrete wiederkehrende Aufgabe vereinfacht. Sein Abonnementpreis allein belegt den Nutzen aber nicht. Berücksichtige Einrichtung, Prüfung, ein gegebenenfalls separates Buchhaltungsprogramm und die Datenübertragung zwischen den Werkzeugen.
Miss diesen Aufwand während eines tatsächlichen Abrechnungszeitraums. Gesparte Zeit kann zusätzlichen Umsatz ermöglichen, wenn sie für bezahlte Arbeit genutzt wird. Andernfalls kann ihr Wert in weniger Verwaltung oder zusätzlicher Freizeit liegen. Der Kostenvergleich untersucht diese Ergebnisse anhand eines Rechenbeispiels.
Prüfe Annahmen nach einem Abrechnungszyklus
Vergleiche die erwarteten abrechenbaren Stunden mit den tatsächlich erfassten und berechneten Stunden. Eine Lücke kann durch geringere Nachfrage, nicht eingepreiste Korrekturen oder zu wenig eingeplante Verwaltung entstehen. Untersuche die Einträge, bevor du den Satz änderst oder die Ursache beim Werkzeug suchst.
Ein Team benötigt zusätzlich Kapazitäts- und Personaldaten. Der Agenturleitfaden behandelt diesen größeren Zusammenhang. Beginne als Einzelperson mit einem abgeglichenen Abrechnungszeitraum. Er liefert die Grundlage für die nächste Entscheidung zu Stundensatz und Ablauf aus deiner eigenen Arbeit.
Häufige Fragen
Was gehört in die Berechnung eines Stundensatzes?
Beginne mit drei Werten: dem benötigten Gewinn vor Einkommensteuer und Sozialbeiträgen, deinen Betriebsausgaben und deinen realistischen abrechenbaren Stunden. Benenne zusätzliche Rücklagen ausdrücklich. Ein gewünschtes Nettoeinkommen braucht eine gesonderte Berücksichtigung geltender Steuern und Beiträge.
Wann sollte ich einen Stundenzettel vorbereiten?
Prüfe Einträge regelmäßig und erstelle den Stundenzettel für den vereinbarten Zeitraum. Das PDF enthält ungerundete Zeiten. Dokumentiere vertragliche Rundungsanpassungen gesondert in der Rechnungsberechnung.
Welche Zahlungsbedingungen sollte ich verwenden?
Vereinbare Bedingungen, die zum Auftrag, deinem Liquiditätsbedarf und dem Freigabeprozess des Kunden passen. Nenne ein eindeutiges Fälligkeitsdatum und prüfe die Regeln für dein Unternehmen.
Brauche ich einen kostenpflichtigen Tracker?
Das hängt von benötigten Berichten, Verlauf und Abrechnungsfunktionen ab. Vergleiche den gesamten Ablauf und teste einen tatsächlichen Export, bevor du für eine Funktion zahlst, die deine konkrete Aufgabe möglicherweise nicht löst.
Stellt Teetrack die Rechnung aus?
Nutze Teetrack zur Zeiterfassung und für Berichte oder Exporte. Stelle Rechnungen in deinem Buchhaltungs- oder Rechnungsprogramm aus und verwalte dort ihren Zahlungsstatus.