Den Freelancer-Stundensatz berechnen
Von Tristan Doehl · · Aktualisiert am
Ein Stundensatz muss mehr tragen als die Stunde direkter Kundenarbeit. Er muss auch Betriebsausgaben und nicht abrechenbare Zeit finanzieren. Die Berechnung dieser Grundlage hilft, ein Angebot zu beurteilen, bevor du es mit Markterwartungen vergleichst.
Definiere die Bedeutung des Einkommensziels
Wähle ein Jahreseinkommensziel und halte fest, ob es vor oder nach persönlichen Steuern und Beiträgen gemeint ist. Die folgende Rechnung verwendet den Gewinn vor Einkommensteuer und Sozialbeiträgen, also Umsatz abzüglich Betriebsausgaben. Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung zahlst du als Selbstständiger aus diesem Gewinn; sie sind keine Betriebsausgaben. Würdest du ein Nettoziel als dieselbe Zahl einsetzen, wäre der dafür benötigte Umsatz zu niedrig angesetzt.
Liste Betriebsausgaben auf, die aus dem Umsatz bezahlt werden müssen, etwa Software, Ausstattung, Versicherungen und professionelle Dienstleistungen. Zähle Ausgaben nicht doppelt, wenn sie bereits in einem anderen Zuschlag enthalten sind. Verwende für Steuern, Sozialbeiträge und die Behandlung einzelner Kosten die Regeln deiner Situation statt eines pauschalen Prozentsatzes.
Schätze die tatsächlich abrechenbaren Stunden
Beginne mit Arbeitswochen und Wochenstunden und schätze danach den Anteil für bezahlte Kundenleistung. Berücksichtige Verwaltung, Vertrieb, Lernen und Lücken zwischen Aufträgen. Der Anteil hängt von Arbeit und Geschäft ab. Nutze deshalb nach Möglichkeit aktuelle Aufzeichnungen.
Für ein Beispiel nehmen wir 46 Arbeitswochen mit 35 Stunden je Woche. Das ergibt 1.610 Arbeitsstunden. Sind 60 % abrechenbar, ergibt die Schätzung 966 abrechenbare Stunden. Die 60 % sind eine Beispielannahme und kein Branchenrichtwert.
Berechne den Basissatz
Die Formel lautet: Basisstundensatz = (gewünschter Gewinn vor Einkommensteuer und Sozialbeiträgen + Betriebsausgaben) ÷ erwartete abrechenbare Stunden. Eine weitere Rücklage für Unsicherheit oder Investitionen kann zum benötigten Umsatz hinzukommen, sofern du sie benennst und keinen bereits enthaltenen Zuschlag erneut zählst.
Angenommen, der gewünschte Gewinn vor Einkommensteuer und Sozialbeiträgen beträgt 60.000 € und die jährlichen Betriebsausgaben 12.000 €. Der benötigte Umsatz ist 72.000 €. Geteilt durch 966 abrechenbare Stunden ergibt das etwa 74,53 € pro Stunde netto zzgl. ggf. USt.
Dieser Satz ist eine Planungsgrundlage. Er garantiert nicht, dass Kunden alle angenommenen Stunden kaufen, pünktlich zahlen oder den Satz akzeptieren. Er sagt auch nicht, welchen Wert ein spezialisiertes Ergebnis für einen bestimmten Kunden hat.
Prüfe die besonders wirksame Annahme
Bleibt der Umsatzbedarf bei 72.000 € und sinkt die abrechenbare Kapazität auf 800 Stunden, steigt der Basissatz auf 90 €. Bei 1.200 abrechenbaren Stunden sinkt er auf 60 €. Diese Spanne zeigt, wie eine optimistische Kapazitätsschätzung einen scheinbar ausreichenden Satz unzureichend machen kann.
Nutze den Stundensatzrechner für deine Eingaben und vergleiche sie anschließend mit den Aufzeichnungen. Ist die Abweichung groß, prüfe, ob Nachfrage, nicht erfasste Arbeit oder nicht eingeplante Tätigkeiten die Ursache sind.
Entwickle aus der Grundlage ein Angebot
Berücksichtige Umfang, Dringlichkeit, Unsicherheit und erforderliche Fachkenntnisse. Diese Faktoren können ein Angebot oberhalb des Basissatzes rechtfertigen. Es gibt jedoch keinen festen Aufschlag für jedes Spezialgebiet oder dringende Projekt. Erkläre Lieferumfang und Bedingungen, damit der Kunde das Angebot beurteilen kann.
Schätze bei einem Festpreis den Aufwand und lege den Umgang mit Umfangsänderungen fest. Ein höherer Stundensatz schützt einen Festpreis nicht vor unbegrenzten Korrekturen. Die Vereinbarung braucht Grenzen, die zur Unsicherheit der Arbeit passen.
Prüfe den Satz, wenn sich seine Grundlagen ändern
Berechne neu, wenn Kosten, Kapazität oder die Art der Arbeit wechseln. Vergleiche bei abgeschlossenen Aufträgen angebotene, gearbeitete und berechnete Stunden. Verbraucht ein Projekt wiederholt unbezahlte Zeit, prüfe neben dem Satz auch Umfang und Freigabeprozess.
Der Abrechnungsleitfaden für Freelancer verbindet diese Rechnung mit Zeiterfassung und Rechnungsstellung. Ein nützlicher Satz beruht auf Annahmen, die du erklären und anhand der tatsächlichen Arbeit deines Unternehmens überprüfen kannst.
Häufige Fragen
Ist der berechnete Satz ein empfohlener Marktpreis?
Nein. Er ist eine Grundlage aus Einkommensbedarf, Kosten und erwarteten abrechenbaren Stunden. Nachfrage, Fachkenntnisse, Umfang und Risiko beeinflussen ebenfalls den angebotenen Satz.
Sind persönliche Steuern im Beispiel enthalten?
Die 60.000 € sind der gewünschte Gewinn vor Einkommensteuer und Sozialbeiträgen. Das Beispiel berechnet kein verfügbares Nettoeinkommen; der Stundensatz ist netto zzgl. ggf. USt.
Wie schätze ich die abrechenbare Kapazität?
Beginne mit Arbeitszeit nach Urlaub und schätze anhand deiner Aufzeichnungen den Anteil für bezahlte Leistung. Berücksichtige Verwaltung, Vertrieb, Lernen und Projektlücken bei der Prüfung dieser Annahme.
Sollte ich einen festen Spezialistenaufschlag berechnen?
Es gibt keinen universellen Faktor. Bewerte Fachkenntnisse und Bedingungen des Auftrags, erkläre den Umfang und vergleiche das Angebot mit deinem Basissatz und der Nachfrage nach dieser Arbeit.
Wann sollte ich meinen Satz prüfen?
Wenn sich Kosten, Kapazität, Nachfrage oder Arbeitsumfang ändern. Abgeschlossene Projekte zeigen, ob die Annahmen hinter dem bisherigen Satz realistisch waren.