Abrechenbare Beträge und Projektbudgets verfolgen
Von Tristan Doehl · · Aktualisiert am
Ein Stundenbudget begrenzt den Aufwand, ein Betragsbudget den abrechenbaren Wert dieser Arbeit. In Teetrack kannst du beides festlegen. Die Budget-Übersicht hängt jedoch vom gewählten Zeitraum in der Übersicht ab. Dieser Zeitraum muss zu dem Budget passen, das du beurteilen möchtest.
Lege die Abrechnungsvorgaben des Projekts fest
Aktiviere ab Business die Abrechnung für das Projekt und wähle Stundensatz, Währung und standardmäßige Abrechenbarkeit. Bei einzelnen Einträgen kannst du die Abrechenbarkeit ändern. Der normale Eintragseditor bietet kein Feld für einen abweichenden Stundensatz. Ein eigener Satz lässt sich beim Erstellen eines Eintrags aus einem Kalendertermin angeben.
Für ein Projekt können beispielsweise 100 € pro Stunde vereinbart sein, während eine Korrektur nicht abrechenbar ist. Kennzeichne die Korrektur entsprechend. Ihre Zeit bleibt sichtbar, ohne den abrechenbaren Betrag zu erhöhen.
Wähle ein Budget passend zur Vereinbarung
Ein Stundenbudget erfasst verbrauchte Zeit, ein Betragsbudget vergleicht den abrechenbaren Wert mit einer Geldgrenze. Du kannst beides hinterlegen. Sind beide Budgets gesetzt, zeigt die Budget-Übersicht die Stundenangabe und nicht beide Aufschlüsselungen nebeneinander. Prozentwert und Warnung richten sich aber nach dem Budget, das seiner Grenze näher ist. Ein hoher Prozentwert neben einer moderaten Stundenzahl weist also auf das Betragsbudget hin.
Bei einem beispielhaften Budget von 40 Stunden und 4.000 € entsprechen 30 abrechenbare Stunden zu je 100 € einem Betrag von 3.000 €. Nicht abrechenbare Arbeit verbraucht ebenfalls Stunden, erhöht aber den Abrechnungswert nicht. Die Budget-Übersicht verwendet ungerundete Dauern und Beträge. Sie kann deshalb von gerundeten Summen der Übersicht abweichen.
Prüfe die Warnschwelle vor Erreichen der Grenze
Wähle eine Warnschwelle, die Zeit für die Abstimmung verbleibender Arbeit lässt, und stelle in der Übersicht den gesamten Budgetzeitraum ein. Die Budget-Übersicht zählt nur Arbeit innerhalb dieser Auswahl. Bei „Diese Woche“ kann deshalb eine Warnung fehlen, obwohl über das ganze Projekt bereits 90 % des Budgets verbraucht sind.
Ist der größte Teil des Budgets verbraucht, während noch ein wichtiges Arbeitsergebnis aussteht, vergleiche die erfasste Arbeit mit dem ursprünglichen Umfang. Möglicherweise müssen Prioritäten geändert, zusätzliche Arbeit vereinbart oder Schätzungen angepasst werden. Der erfasste Betrag macht dieses Gespräch konkreter.
Unterscheide Abrechnungswert und Gewinn
Der Rentabilitätsbericht verbindet erfassten Abrechnungswert, Stunden, effektive Sätze und, sobald du einen Zielsatz festgelegt hast, eine Marge, die den Abrechnungswert mit diesem Zielsatz vergleicht. Tatsächliche Kosten zieht diese Marge nicht ab. Business enthält eine Vorschau, Pro den vollständigen Bericht. Diese Berechnungen müssen weiterhin von Zahlungseingängen und einem Geschäftsergebnis einschließlich sämtlicher Gemeinkosten unterschieden werden.
Vergleiche vor einer Budgetentscheidung den gewählten Zeitraum, den verbleibenden Umfang und die Budgeteinstellungen des Projekts. Die Funktionsübersicht zur Abrechnung beschreibt diese Einstellungen. Gilt die vereinbarte Grenze für den ganzen Auftrag, muss die Auswertung ebenfalls den ganzen Auftrag abdecken.
