Abrechnung & Budgets: Projektrentabilität im Blick

Was ist neu

• Projektabrechnungs-Konfiguration: Aktiviere die Abrechnung pro Projekt mit individuellen Stundensätzen und Währungseinstellungen.
• Abrechenbarkeit auf Eintragsebene: Markiere einzelne Zeiteinträge als abrechenbar oder nicht abrechenbar mit individuellen Sätzen.
• Budget-Tracking: Lege stunden- oder betragsbasierte Budgets für jedes Projekt fest, mit konfigurierbaren Warnschwellen.
• Budget-Warnungen: Erhalte Benachrichtigungen, wenn Projekte den festgelegten Budget-Prozentsatz überschreiten (Standard: 80 %).
• Budget-Dashboard: Ein neues Budget-Übersichts-Widget auf der Zusammenfassungsseite zeigt erfasste vs. abrechenbare Stunden, tatsächliche Beträge und den Budget-Status auf einen Blick.
• Standard-Abrechnungsverhalten: Lege fest, ob neue Zeiteinträge für ein Projekt standardmäßig abrechenbar sein sollen.

So funktioniert es

Beim Erstellen oder Bearbeiten eines Projekts aktivierst du die Abrechnung und legst deinen Stundensatz und die Währung fest. Du kannst auch angeben, ob neue Zeiteinträge standardmäßig abrechenbar sein sollen. Für die Budgetkontrolle setzt du entweder ein Stundenlimit, ein Betragslimit oder beides und wählst, ab wann du gewarnt werden möchtest (z. B. bei 80 % Budgetverbrauch).

Während du Zeit auf abrechenbare Projekte buchst, übernimmt jeder Eintrag automatisch die Abrechnungskonfiguration des Projekts. Du kannst dies pro Eintrag überschreiben, indem du den Abrechenbarkeitsstatus umschaltest oder einen individuellen Satz festlegst. Das System berechnet die tatsächlichen Beträge auf Basis der erfassten Stunden und angewendeten Sätze.

Budget-Überwachung

Der neue Bereich Budget-Highlights auf der Zusammenfassungsseite gibt dir einen sofortigen Überblick über alle Projekte mit Budgets. Sieh erfasste Stunden, abrechenbare Stunden, tatsächliche Beträge und wie viel deines Budgets verbraucht wurde. Projekte, die die Warnschwelle überschreiten, werden deutlich markiert – so erkennst du Budgetüberschreitungen, bevor sie zum Problem werden.

API-Verbesserungen

Projekt- und Eintrag-APIs unterstützen jetzt alle Abrechnungs- und Budgetfelder. Der neue Endpunkt /api/projects/budgets liefert aggregierte Budgetdaten über alle Projekte hinweg. Feldnamen wurden für mehr Klarheit verbessert: billing_enabled, new_tracks_billable,hourly_rate und billable_rate machen die Absicht des Systems sofort deutlich.

Profi-Tipp: Realistische Budgets setzen

Beginne mit konservativen Budgetschätzungen und passe sie an, sobald du die tatsächlichen Verbrauchsmuster jedes Projekts kennst. Nutze Stunden- und Betragsbudgets gemeinsam für bessere Kostenkontrolle – Stundenbudgets decken Scope-Creep auf, während Betragsbudgets dein Ergebnis schützen. Setze die Warnschwelle auf etwa 70–80 %, damit du genug Zeit hast, gegenzusteuern, bevor das Limit erreicht ist.