Eine vereinbarte Viertelstunden-Rundung anwenden
Von Tristan Doehl · · Aktualisiert am
Manche Verträge rechnen in Viertelstunden ab, obwohl die Arbeit zu unregelmäßigen Zeiten beginnt und endet. Teetrack kann jeden Eintrag nach einer Rundungsregel behandeln. Die gewählte Methode ist dabei wichtig: Aufrunden und Runden auf das nächstgelegene Intervall können aus derselben Arbeit unterschiedliche Rechnungsbeträge machen.
Leite die Regel aus der Vereinbarung ab
Wähle in den Einstellungen den Rundungsmodus und das Intervall. Verfügbar sind 1, 6, 15 und 30 Minuten sowie 1 Stunde. Das Intervall bestimmt die Größe eines Abrechnungsschritts; der Modus legt fest, was zwischen diesen Schritten geschieht.
- Aufrunden verschiebt eine positive Dauer zum nächsten Intervall, sofern sie nicht bereits ein genaues Vielfaches ist.
- „Auf nächsten Wert runden“ wählt den näheren Wert; genau in der Mitte wird aufgerundet.
- Abrunden entfernt den Anteil oberhalb des letzten vollständigen Intervalls.
- Bei „Keine Rundung“ bleibt die tatsächliche Dauer erhalten.
Vereinbare Intervall und Methode mit dem Kunden, bevor du gerundete Werte auf einer Rechnung verwendest.
Prüfe die Wirkung auf einen kurzen Eintrag
Ein beispielhafter Anruf von 7 Minuten bei 120 € pro Stunde ergibt beim Aufrunden auf 15 Minuten 0,25 abrechenbare Stunden und 30 € netto (zzgl. ggf. USt). Bei „Auf nächsten Wert runden“ entstehen 0 gerundete Stunden, weil 7 Minuten weniger als ein halbes Intervall sind. Der gerundete Wert drückt die gewählte Abrechnungsregel aus.
Eine Prüfung von 38 Minuten wird auf 45 Minuten aufgerundet. Auch die Rundung zum nächstgelegenen Intervall ergibt 45 Minuten. Beim Abrunden entstehen dagegen 30 Minuten. Diese Beispiele zeigen, warum das Intervall allein eine Rechnung nicht erklärt.
Berücksichtige die getrennte Rundung jedes Eintrags
Die Übersicht wendet die Rundung pro Eintrag an und addiert dann die gerundeten Dauern und Beträge. Zwei getrennt aufgerundete Anrufe von je 7 Minuten ergeben 30 Minuten. Ihre gemeinsame Dauer von 14 Minuten ergibt bei einmaligem Aufrunden 15 Minuten. Ein Vertrag mit Rundung der Tagessumme benötigt deshalb eine andere Berechnung als Teetracks Einstellung pro Eintrag.
PDF-Stundenzettel und Budget-Übersicht verwenden ungerundete Dauern und Beträge. Bei den beiden Anrufen zeigt das PDF 14 tatsächliche Minuten, auch wenn die Übersicht 30 gerundete Minuten ausweist. Nutze das PDF als Arbeitsnachweis und dokumentiere die vertragliche Rundung bei der Rechnung gesondert.
Kontrolliere das Ergebnis an einer bekannten Sitzung
Prüfe nach einer Einstellungsänderung eine bekannte Sitzung in der Übersicht und vergleiche den gerundeten Wert mit dem erwarteten Ergebnis. Prüfe das PDF dagegen anhand der tatsächlichen Start- und Endzeiten. Eine Abweichung ist zu erwarten, wenn die Rundung die Summe verändert.
Unterscheide in den versendeten Dokumenten Arbeitsnachweis und Abrechnungsrechnung. Der Kunde sollte den Rechnungsbetrag aus den tatsächlichen Sitzungen und der vereinbarten Rundungsregel nachvollziehen können.
