Outlook-Kalender mit TeeTrack verbinden — Schritt-für-Schritt-Anleitung
Microsoft Outlook-Kalender mit TeeTrack verbinden. Funktioniert mit Microsoft 365, Exchange und Outlook.com.
Voraussetzungen
- TeeTrack-Konto (ab Business-Tarif für automatischen Import)
- Microsoft-Konto mit Outlook-Kalender (Microsoft 365, Exchange oder Outlook.com)
- Zugang zu den TeeTrack-Profileinstellungen
Schritte
Step 1: Kalender-Integration öffnen
Navigieren Sie zu Ihren TeeTrack-Profileinstellungen und öffnen Sie den Bereich „Kalender-Integration". Dort sehen Sie die verfügbaren Kalenderanbieter.
Step 2: Outlook-Kalender verbinden
Klicken Sie auf „Outlook-Kalender verbinden". Sie werden zur Microsoft-Anmeldeseite weitergeleitet. Melden Sie sich mit Ihrem Microsoft-Konto an und erteilen Sie die angeforderten Berechtigungen. Nach der Freigabe werden Sie automatisch zu TeeTrack zurückgeleitet.
Step 3: Outlook-Kalender zur Synchronisierung auswählen
Nach erfolgreicher Verbindung zeigt TeeTrack eine Liste Ihrer Outlook-Kalender an. Wählen Sie aus, welche Kalender synchronisiert werden sollen. Ereignisse aus den ausgewählten Kalendern erscheinen als Zeiteintragsentwürfe.
Step 4: Automatischen Import aktivieren (Business/Pro)
Im Business- oder Pro-Tarif können Sie „Automatischer Import" aktivieren, um aus neuen Kalendereinträgen automatisch Zeiteintragsentwürfe zu erstellen. Im kostenlosen Tarif lassen sich Ereignisse weiterhin manuell importieren.
Step 5: Standardprojekt festlegen
Optional können Sie ein Standardprojekt zuweisen. Alle importierten Ereignisse werden diesem Projekt zugeordnet, sofern keine Schlüsselwort-Regel greift.
Step 6: Schlüsselwörter für Projekte einrichten (Pro)
Im Pro-Tarif können Sie Schlüsselwort-Projekt-Zuordnungen definieren. Enthält ein Ereignistitel oder eine Beschreibung ein Schlüsselwort, weist TeeTrack es automatisch dem passenden Projekt zu.
Step 7: Entwürfe prüfen
Öffnen Sie das TeeTrack-Dashboard, um die importierten Kalendereinträge zu prüfen. Jedes Ereignis erscheint als Zeiteintragsentwurf, den Sie bearbeiten, genehmigen oder verwerfen können, bevor er in Ihre erfasste Arbeitszeit einfließt.
Step 8: Überprüfen und überwachen
Vergewissern Sie sich, dass Ereignisse aus Ihren ausgewählten Outlook-Kalendern korrekt angezeigt werden. Den Synchronisierungsstatus können Sie jederzeit in den Kalender-Integrationseinstellungen einsehen.
Funktionstest
- Erstellen Sie einen Testtermin in Ihrem Outlook-Kalender.
- Warten Sie bis zu 30 Minuten auf den nächsten Synchronisierungszyklus (oder starten Sie eine manuelle Synchronisierung).
- Öffnen Sie das TeeTrack-Dashboard und prüfen Sie, ob der Termin als Entwurf angezeigt wird.
- Bearbeiten und genehmigen Sie den Entwurf, um die Einrichtung abzuschließen.
Tipps & Hinweise
- Funktioniert mit Microsoft 365, Exchange Online und Outlook.com
- Falls Ihre Organisation Richtlinien für bedingten Zugriff nutzt, benötigen Sie ggf. eine Freigabe durch die IT-Abteilung
- Ganztägige Ereignisse werden übersprungen
- Die Synchronisierung erfolgt alle 30 Minuten
- Manuelle Synchronisierung ist über MCP-Tools möglich
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