Günstige Zeiterfassung: 4 Tools im Vergleich

Ein kostenloser Timer kann rund um die Erfassung trotzdem Aufwand verursachen. Müssen Stundensätze nachträglich in einer Tabelle ergänzt oder Zeiten per E-Mail freigegeben werden, beschreibt der Abopreis nur einen Teil des Prozesses. Eine günstige Lösung sollte auch die regelmäßig benötigten Berichte mit vertretbarem Aufwand ermöglichen.

My Hours, Clockify, Toggl und Teetrack bieten kostenlose Einstiege, setzen bei Bezahlfunktionen aber unterschiedliche Schwerpunkte. Einfache Erfassung, Abrechnung, Budgetkontrolle und Teamverwaltung benötigen unterschiedliche Tarifstufen. Nutzerzahl und benötigter Tarif bestimmen die laufenden Kosten.

Dieser Vergleich wird von Teetrack veröffentlicht, das selbst zu den vorgestellten Produkten gehört. Wir haben die verlinkten Anbieterinformationen am 18. September 2026 geprüft. Unsere Empfehlungen beruhen auf dieser Recherche; einen vergleichenden Praxistest haben wir nicht durchgeführt.

My Hours Basic enthält Projektzeiterfassung, detaillierte Berichte und einen einfachen abrechenbaren Stundensatz. Pro ergänzt weitere Satz- und Budgetberechnungen, Berechtigungen und die Freigabe von Stundenzetteln. Entscheidend ist damit, ob ein Bericht über abrechenbare Arbeit genügt oder ob die Arbeit im Tool zusätzlich kontrolliert und freigegeben werden muss.

Einer einzelnen Person helfen Freigabefunktionen möglicherweise wenig. Für eine Projektleitung können sie dagegen eine regelmäßige manuelle Abstimmung ersetzen. Free umfasst bis zu fünf aktive Nutzer, schließt aber dadurch nicht die Verwaltungsfunktionen von Pro ein.

Clockify Free bietet Timer, Stundenzettel und Berichte für bis zu fünf Nutzer. Das kann für ein kleines Team reichen, dessen Projektfinanzen bereits anderswo verwaltet werden. Der erste Grund für ein Upgrade kann stattdessen das Berichtsformat sein: Free exportiert PDF, während CSV und Excel kostenpflichtig sind.

Projektbudgets und Kundenwährungen benötigen Pro. Verwendet ein Team beides, muss es die Kosten dieser Stufe kalkulieren, selbst wenn für den Timer Free genügt. Die Trennung zwischen Stundenberichten und finanzieller Projektkontrolle ist deshalb aussagekräftiger als der Vergleich der jeweils niedrigsten Einstiegspreise.

Toggl Free verbindet tägliche Erfassung mit Kalenderanbindungen und einfacher Planung. Wer nur die eigene Wochenverteilung verstehen möchte, kann damit ohne bezahlte Finanzfunktionen auskommen. Bei wenigen Kunden kann auch eine vorhandene Rechnungsanwendung einfache Stundensatzberechnungen übernehmen.

Abrechenbare Sätze und weitere Teamkontrollen erfordern einen bezahlten Tarif. Mit mehr Kunden und unterschiedlichen Sätzen wächst jedoch die Abstimmungsarbeit außerhalb der Zeiterfassung. Dann lässt sich der Upgradepreis dem Aufwand für Übertragung und Prüfung der Zahlen gegenüberstellen.

Teetrack Business enthält Projektsätze, Budgets, unbegrenzten Historienzugriff und CSV/PDF-Exporte für eine Person bei höchstens 20 Projekten. Das passt zu Freelancern, die Abrechnungsberichte benötigen und Rechnungen bereits in einer anderen Anwendung erstellen. Pro hebt die Projektgrenze auf. Die Anzahl der Projekte liefert damit einen konkreten Grund für den höheren Tarif.

Free enthält keine Abrechnung oder Exporte. Sein Preis wäre daher kein passender Vergleich zu einem bezahlten Abrechnungstarif eines anderen Produkts. Bei Teamnutzung bleiben gemeinsame Zugriffe und Verwaltung zudem gesondert über Enterprise zu klären.

Vergleiche den benötigten Tarif für dieselbe Personenzahl und denselben Zahlungszeitraum. Ergänze den wiederkehrenden Aufwand für Berichte. Als Rechenbeispiel ergeben 20 Minuten Nacharbeit pro Woche über 52 Wochen insgesamt 17 Stunden und 20 Minuten im Jahr. Setze dafür den tatsächlichen Aufwand deiner Berichte ein, um ihn mit dem Abopreis zu vergleichen.

Günstig ist die Lösung, deren Abo und verbleibende Verwaltung zur Arbeit passen. Ein Free-Tarif genügt, wenn der Bericht die Aufgabe bereits erfüllt. Ein bezahlter Tarif rechtfertigt seinen Preis, wenn eine benötigte Funktion regelmäßig Arbeit erspart.