Zeiterfassung für virtuelle Assistenten mit mehreren Kunden
Zeiterfassung für virtuelle Assistenten
Teetrack hilft virtuellen Assistenten, Stunden pro Kunde zu erfassen, Aufgabenkategorien zu tracken und Rechnungen zu erstellen, die zeigen, wohin die Zeit geflossen ist.
Warum Zeiterfassung oft zur Herausforderung wird
Dutzende kleine Aufgaben über mehrere Kunden machen die Zeiterfassung überwältigend
Virtuelle Assistenten erledigen E-Mail-Management, Terminplanung, Dateneingabe, Social Media und Recherche — oft für 3-5 Kunden an einem einzigen Tag. Ohne ein einfaches Tracking-System werden Stunden falsch zugeordnet oder ganz vergessen.
Stundenkunden hinterfragen die Zeit, wenn sie nicht sehen, was getan wurde
Kunden mit Stundenvereinbarungen wollen Transparenz darüber, wohin ihre Stunden fließen. Ohne detaillierte Zeitprotokolle provozieren Monatsrechnungen „Was haben Sie in 20 Stunden gemacht?"-Gespräche.
Retainer-Stunden laufen über, ohne dass es eine Seite bemerkt bis zum Monatsende
Ein 10-Stunden-Retainer füllt sich schnell, wenn Kunden häufige Anfragen senden. Ohne Echtzeit-Tracking liefern VAs entweder kostenlos mehr oder führen unangenehme Gespräche über Überschreitungen im Nachhinein.
Wie Teetrack das löst
- Mehrere Kunden und Aufgabentypen an einem Tag: Erfasse Zeit pro Kunde und Aufgabenkategorie — E-Mail, Terminplanung, Recherche, Social Media — damit jede Minute dem richtigen Kunden zugeordnet wird.
- Retainer-Stunden werden ohne Transparenz verbraucht: Lege monatliche Stundengrenzen pro Kunde fest und verfolge den Verbrauch, damit du und dein Kunde die Auslastung sehen, bevor sie überläuft.
- Rechnungsstellung ohne klare Aufgabenaufschlüsselung: Erstelle Rechnungen mit Einzelposten pro Aufgabe, damit Kunden genau sehen, was erreicht wurde — nicht nur eine Gesamtstundenzahl.
Beispielszenario
“Stundennachweise per PDF — meine Kunden wollen das, und ich habe es in zwei Klicks.”
Ein anschauliches Beispiel basierend auf typischen Freelancer- und Agenturworkflows – kein Zitat eines bestimmten Kunden.
Häufig gestellte Fragen
VA-Stunden über alle Kunden und Aufgaben erfassen — dann mit Zuversicht abrechnen
Kostenlos startenFür Kundenprojekte gebaut, nicht zur Überwachung.