Zeiterfassung für virtuelle Assistenten mit mehreren Kunden
Zeiterfassung für virtuelle Assistenten
Erfasse Assistenzstunden und Aufgabenkategorien pro Kunde. Exportiere wöchentliche Abrechnungsdaten mit genauer Aufgabenübersicht.
Warum Zeiterfassung oft zur Herausforderung wird
Dutzende kleine Aufgaben über mehrere Kunden machen die Zeiterfassung überwältigend
Virtuelle Assistenten erledigen E-Mail-Management, Terminplanung, Dateneingabe, Social Media und Recherche — oft für 3-5 Kunden an einem einzigen Tag. Ohne ein einfaches Tracking-System werden Stunden falsch zugeordnet oder ganz vergessen.
Stundenkunden hinterfragen die Zeit, wenn sie nicht sehen, was getan wurde
Kunden mit Stundenvereinbarungen wollen Transparenz darüber, wohin ihre Stunden fließen. Ohne detaillierte Zeitprotokolle provozieren Monatsrechnungen „Was hast du in 20 Stunden gemacht?"-Gespräche.
Retainer-Stunden laufen über, ohne dass es eine Seite bemerkt bis zum Monatsende
Ein 10-Stunden-Retainer füllt sich schnell, wenn Kunden häufige Anfragen senden. Ohne Echtzeit-Tracking liefern VAs entweder kostenlos mehr oder führen unangenehme Gespräche über Überschreitungen im Nachhinein.
Wie Teetrack das löst
- Mehrere Kunden und Aufgabentypen an einem Tag: Erfasse Zeit pro Kunde und Aufgabenkategorie — E-Mail, Terminplanung, Recherche, Social Media — damit jede Minute dem richtigen Kunden zugeordnet wird.
- Retainer-Stunden werden ohne Transparenz verbraucht: Lege monatliche Stundengrenzen pro Kunde fest und verfolge den Verbrauch, damit du und dein Kunde die Auslastung sehen, bevor sie überläuft.
- Rechnungsstellung ohne klare Aufgabenaufschlüsselung: Erstelle Rechnungen mit Einzelposten pro Aufgabe, damit Kunden genau sehen, was erreicht wurde — nicht nur eine Gesamtstundenzahl.
Beispielszenario
“Stundennachweise per PDF — meine Kunden wollen das, und ich habe es in zwei Klicks.”
Ein anschauliches Beispiel basierend auf typischen Freelancer- und Agenturworkflows – kein Zitat eines bestimmten Kunden.
Häufig gestellte Fragen
Wie erfasse ich Zeit, wenn ich alle 15 Minuten zwischen Kunden wechsle?
Wechsle Projekte mit einem Klick. Jeder Eintrag erfasst Kunde und Aufgabe, sodass du auch bei häufigen Kontextwechseln akkurate Protokolle erhältst.
Kann ich Kunden eine Aufschlüsselung zeigen, wie ihre Stunden genutzt wurden?
Ja — Berichte und Rechnungen schlüsseln Zeit nach Aufgabenkategorie auf, damit Kunden genau sehen, was während ihrer Retainer-Stunden erreicht wurde.
Wie gehe ich mit Retainer-Kunden um, die ihr monatliches Stundenkontingent überschreiten?
Setze Stundengrenzen und überwache sie in Echtzeit. Wenn ein Kunde sein Limit erreicht, kannst du ihn benachrichtigen, bevor es überschritten wird — keine Überraschungen auf beiden Seiten.
Ist Teetrack schnell genug für VAs, die ständig Aufgaben wechseln?
Ja — Timer starten und wechseln dauert einen Klick. Das System ist für Menschen konzipiert, die den ganzen Tag häufig zwischen Aufgaben wechseln.
Kann ich 5+ Kunden gleichzeitig verwalten?
Ja — jeder Kunde ist ein separates Projekt. Wechsle sofort zwischen ihnen und sieh die Auslastung pro Kunde in deinen Wochenberichten.
VA-Stunden über alle Kunden und Aufgaben erfassen — dann mit Zuversicht abrechnen
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