Kalenderentwürfe Projekten zuordnen
Von Tristan Doehl · · Aktualisiert am
Ein importiertes Meeting lässt sich leichter prüfen, wenn es bereits zum richtigen Projekt gehört. Teetrack kann Wörter im Termintitel und Muster aus deinem bestätigten Verlauf für die Zuordnung nutzen. Finden diese Methoden keinen Treffer, kann ein hinterlegtes Standardprojekt einspringen.
Verwende konkrete Wörter aus dem Termintitel
Der Abgleich über Kalender-Stichwörter ist eine Pro-Funktion; der automatische Import im Business-Tarif überspringt diesen Schritt. Im Pro-Tarif fügst du Kalender-Stichwörter im Projektformular hinzu. Pro Projekt sind bis zu zwanzig Stichwörter mit jeweils höchstens hundert Zeichen möglich. Teetrack prüft, ob sie im Termintitel vorkommen, und ignoriert dabei Groß- und Kleinschreibung.
Für ein Beispielprojekt namens „Acme migration“ passt das Stichwort „acme migration“ zum Titel „Acme Migration weekly review“. Der Abgleich liest den Titel. Ein Kundenname, der nur in der Beschreibung oder Teilnehmerliste vorkommt, liefert deshalb keinen Stichworttreffer.
Löse allgemeine und konkrete Treffer auf
Passen Stichwörter verschiedener Projekte, gewinnt das längste passende Stichwort. „Acme migration“ hat einschließlich Leerzeichen vierzehn Zeichen und damit Vorrang vor dem vier Zeichen langen „acme“. Ein konkreter Auftrag kann so eine allgemeine Kundenbezeichnung überstimmen.
Bei zwei gleich langen Treffern gewinnt der zuerst in der Abgleichliste gefundene. Verlasse dich zur Projektzuordnung möglichst nicht auf diese Reihenfolge. Ein konkreter Begriff lässt sich leichter prüfen: „Review“ kann zu vielen unabhängigen Meetings passen, ein Auftragsname grenzt die Auswahl besser ein.
Die Reihenfolge weiterer Zuordnungen
Findet der Stichwortabgleich kein Projekt oder wird er im Business-Tarif übersprungen, kann Teetrack bestätigte Einträge der letzten 90 Tage heranziehen. Der Termintitel muss nach dem Entfernen äußerer Leerzeichen und ohne Beachtung der Großschreibung genau zur Eintragsbeschreibung passen. Private und vertrauliche Termine werden bei diesem Vorschlag aus dem Verlauf ausgelassen. Ohne Verlaufstreffer verwendet Teetrack das „Standardprojekt für Importe“, sofern du es in den Einstellungen für den automatischen Import der Verbindung festgelegt hast.
Ein wiederkehrendes Meeting mit demselben Titel kann so das Projekt eines kürzlich bestätigten Eintrags erhalten. Die Änderung von „Acme Wochenbesprechung“ zu „Acme Wochenbesprechung: Release“ unterbricht diesen exakten Abgleich, sofern kein anderer passender bestätigter Eintrag existiert. Prüfe den Projektvorschlag bei geänderten Titeln.
Prüfe Zuordnungen vor der Bestätigung
Angenommen, ein internes Meeting enthält einen Kundennamen, weil das Team ein Angebot bespricht. Ein Stichwort kann das Kundenprojekt auswählen, obwohl die Sitzung zu nicht abrechenbarer Vertriebsarbeit gehört. Korrigiere Projekt und Abrechenbarkeit vor der Bestätigung.
Verbessere Treffer anhand tatsächlicher Korrekturen
Prüfe auftretende Fehlzuordnungen und ändere die kleinste dafür relevante Stichwortgruppe. Ein konkreter Name, der einen wiederkehrenden Fehler löst, hilft mehr als eine lange Liste allgemeiner Begriffe. Der Importablauf erklärt, wie diese Zuordnungen in Prüfung und Bestätigung der Entwürfe eingehen.
