Kein vergessener Zeiteintrag mehr: Kalendertermine automatisch importieren

Das Problem: vergessene Zeiten

Nachträgliche Zeiterfassung ist der Feind genauer Abrechnung. Du beendest ein Meeting, springst zur nächsten Aufgabe, und am Ende des Tages rätst du, wann was stattgefunden hat. Studien zeigen, dass 10–15 % der abrechenbaren Zeit verloren gehen, weil sie schlicht vergessen wird. Für Freelancer und Berater, die auf Stundenbasis abrechnen, ist das echtes Geld, das jede Woche verloren geht.

Das Ironische daran: Die meiste dieser Zeit ist bereits erfasst — in deinem Kalender. Die Meeting-Einladungen, die Kundengespräche, die Workshop-Blöcke. Die Daten existieren. Sie stecken nur im falschen Tool.

Was der automatische Import macht

Der automatische Import schlägt die Brücke zwischen Kalender und Zeiterfassung. Wenn aktiviert, liest Teetrack Termine aus deinem verbundenen Google Kalender und erstellt für jeden einen Entwurf-Zeiteintrag. Diese Entwürfe erscheinen in deiner Zeiteintragsliste mit einem deutlichen „Entwurf"-Badge, damit du sie von bestätigten Einträgen unterscheiden kannst.

Entscheidend: Entwürfe werden nicht automatisch abgerechnet. Sie zählen nicht zu Projektzusammenfassungen, Berichten oder Rechnungen, bis du sie ausdrücklich bestätigst. Der automatische Import ist ein Vorschlagssystem, kein Autopilot — du behältst die Kontrolle darüber, was erfasst wird.

Das Entwurf-Konzept

Ein Entwurf-Zeiteintrag ist ein vorgeschlagener Eintrag, der einen Kalendertermin widerspiegelt. Er enthält den Termintitel als Beschreibung, die Start- und Endzeiten sowie eine Verknüpfung zum Quelltermin. Entwürfe sind optisch abgesetzt und werden aus allen Aggregationen ausgeschlossen — Summen, Berichte und Exporte ignorieren sie vollständig.

Zum Bestätigen eines Entwurfs klickst du auf das Häkchen-Symbol. Der Eintrag wird zum regulären Zeiteintrag und fließt in alle Berechnungen ein. Du kannst den Entwurf auch vor der Bestätigung bearbeiten — Projekt, Beschreibung oder Dauer anpassen. Ist ein Termin irrelevant (etwa eine private Mittagspause), verwirf ihn einfach — er taucht nicht wieder auf.

So aktivierst du den automatischen Import

Gehe zu Einstellungen → Kalender-Integration und aktiviere Termine automatisch als Entwürfe importieren. Diese Funktion erfordert eine aktive Google-Kalender-Verbindung und ist im Business- und Pro-Tarif verfügbar. Konten im kostenlosen Tarif können ihren Kalender zur Ansicht verbinden, haben aber keinen Zugriff auf den automatischen Import.

Nach der Aktivierung prüft Teetrack regelmäßig auf neue Termine. Neue Kalendertermine erscheinen innerhalb weniger Minuten als Entwürfe. Du kannst den automatischen Import jederzeit deaktivieren, ohne bestehende Entwürfe zu verlieren — sie bleiben bestehen, bis du sie bestätigst oder verwirfst.

Der 7-Tage-Rückblick

Bei der ersten Aktivierung beginnt Teetrack nicht nur ab sofort — es blickt bis zu 7 Tage zurück und importiert Termine der letzten Woche. So werden Meetings erfasst, die du bereits hattest, aber vergessen hast zu tracken. Zusätzlich werden Termine der nächsten 24 Stunden importiert, sodass das morgige Stand-up bereits einen Entwurf bereithält.

Nach der initialen Synchronisation überwacht Teetrack deinen Kalender kontinuierlich. Neue, geänderte und abgesagte Termine werden automatisch verarbeitet. Abgesagte Termine erzeugen nie Entwürfe, und wenn für einen später abgesagten Termin bereits ein Entwurf existierte, wird dieser entfernt.

Duplikaterkennung

Niemand möchte dasselbe Meeting doppelt importiert haben. Teetrack nutzt mehrere Signale zur Vermeidung von Duplikaten. Erstens wird die eindeutige Kalender-ID jedes Termins gespeichert — derselbe Termin wird nie erneut importiert. Zweitens prüft Teetrack zeitliche Überlappungen: Überlappt ein bestehender Zeiteintrag (bestätigt oder Entwurf) mit einem Kalendertermin um 80 % oder mehr, wird der Termin übersprungen. Drittens werden verworfene Entwürfe gespeichert — ein einmal verworfener Termin bleibt verworfen, auch bei erneuter Synchronisation.

Was übersprungen wird

• Ganztägige Termine. Termine ohne konkrete Start- und Endzeit werden übersprungen. Der automatische Import verarbeitet nur Termine mit fester Dauer, die tatsächliche Arbeit repräsentieren.
• Abgesagte Termine. Termine mit dem Status „Abgesagt" werden nie importiert. Wurde für einen später abgesagten Termin bereits ein Entwurf erstellt, wird dieser automatisch entfernt.
• Abgelehnte Termine. Termine, die du in deinem Kalender abgelehnt hast, werden vom automatischen Import ausgeschlossen. Nur Termine mit dem Status „Zugesagt" oder „Vorläufig" erzeugen Entwürfe.

Für wen ist das gedacht?

Der automatische Import richtet sich an alle, die ihre Zeit gegen einen kalenderintensiven Arbeitstag tracken. Freelancer, die auf Stundenbasis abrechnen und ihre Tage in Kundengesprächen verbringen. Berater, die zwischen Beratungssitzungen wechseln. Agentur-Teams, bei denen jedes Meeting ein abrechenbarer Kontaktpunkt ist. Wenn dein Arbeitstag durch deinen Kalender definiert wird, sorgt der automatische Import dafür, dass du diese Zeitleiste nie manuell in deiner Zeiterfassung nachbauen musst.

Auch für Teamleiter ist es wertvoll, die sicherstellen möchten, dass ihr Team alle Meeting-Zeiten erfasst. Wenn Entwürfe automatisch erscheinen, entfällt das Problem „Ich habe vergessen, den Timer zu starten" komplett.

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