Automatisch importierte Kalenderentwürfe prüfen
Von Tristan Doehl · · Aktualisiert am
Wenn ein Meeting bereits im Kalender steht, liefert das erneute Eingeben von Titel und Uhrzeiten wenig neue Information. Der automatische Import kann den Eintrag als Entwurf vorbereiten. Deine Prüfung ergänzt, was der Kalender nicht wissen kann: ob der Termin erfasst werden soll und wohin die Arbeit gehört.
Aktiviere die Entwurfserstellung an der Verbindung
Schalte in den Einstellungen der Kalenderverbindung „Termine automatisch als Entwürfe importieren“ ein. Der automatische Import erfordert mindestens Business. Free-Nutzer können im Bereich „Tägliche Überprüfung“ manuell Entwürfe aus Terminen ihrer einzelnen Google- oder Outlook-Verbindung erstellen. iCal benötigt Business.
Bei jeder erfolgreichen Synchronisierung können geeignete neue Termine zu Entwürfen werden. Der Termintitel wird zur Beschreibung, Start- und Endzeit werden als Zeiten übernommen. Ein Projekt kann aus Kalender-Stichwörtern im Pro-Tarif, einem Vorschlag aus bestätigten Einträgen oder einem hinterlegten Verbindungsstandard stammen. Entwürfe zählen erst nach der Bestätigung zu erfassten Summen, Budgets und Exporten.
Prüfe das Importfenster
Der automatische Import berücksichtigt die letzten sieben Tage und die nächsten vierundzwanzig Stunden. Das gilt für jeden Lauf, nicht nur für die erste Verbindung. Ältere Termine können innerhalb des größeren Synchronisierungsfensters weiterhin sichtbar sein, ohne automatisch importiert zu werden.
Wenn ein Entwurf fehlt, prüfe Datum, Verbindungsstatus und die Aktivierung des automatischen Imports. Für vergangene Termine der letzten sieben Tage zeigt die „Tägliche Überprüfung“ außerdem an, wenn ein Termin nicht importiert wurde, weil der automatische Import aus ist, keine Kalender ausgewählt sind oder die Verbindung einen Synchronisierungsfehler hat. Termine, die nach den folgenden Regeln ausgeschlossen werden, erscheinen dort nicht.
Warum Termine übersprungen werden
Ganztägige und abgesagte Termine sowie Termine ohne Start- und Endzeit werden ausgeschlossen. Eine abgelehnte Einladung kann trotzdem einen Entwurf erzeugen; prüfe deshalb deine Teilnahme. Teetrack überspringt außerdem Termine, die über diese Verbindung bereits importiert oder über eine deiner Verbindungen verworfen wurden.
Die Überlappungsprüfung vergleicht einen Kandidaten mit bestätigten Zeiteinträgen. Die Überschneidung muss mindestens 80 % sowohl des Termins als auch des vorhandenen Eintrags abdecken, damit kein Entwurf entsteht. Die Prüfung auf denselben Ursprungstermin gilt je Verbindung: Dasselbe Meeting kann über zwei Verbindungen zwei Entwürfe erzeugen. Prüfe beide vor der Bestätigung.
Bestätige die tatsächliche Arbeit statt der Einladung
Prüfe im Bereich „Tägliche Überprüfung“, ob der Entwurf abgeschlossene Arbeit abbildet und ob bereits ein Zeiteintrag dafür existiert. Verwirf private Termine, nicht besuchte Meetings und doppelte Vorschläge. Das Projekt eines Entwurfs kannst du ändern. Zeiten und Beschreibung setzt die Synchronisierung jedoch alle 30 Minuten auf den Ursprungstermin zurück, auch wenn dieser unverändert geblieben ist.
Bestätige bei einer von 10:00 bis 11:00 geplanten Besprechung, die um 10:40 endete, zuerst den gewünschten Entwurf. Ändere danach am bestätigten Eintrag die Endzeit auf 10:40 und bei Bedarf die Beschreibung. Prüfe die Dauer von 40 Minuten und die Abrechenbarkeit, bevor du den Eintrag für Berichte oder Exporte verwendest. Bestätigte Einträge werden durch die Kalendersynchronisierung nicht mehr überschrieben.
Trenne Quellenänderungen von geprüfter Arbeit
Solange der automatische Import aktiv ist, aktualisiert die Synchronisierung unbestätigte Entwürfe und löscht Entwürfe, deren Ursprungstermin entfernt wurde. Da die Synchronisierung nur 30 Tage zurückblickt, löscht sie auch unbestätigte Entwürfe zu Terminen, die mehr als 30 Tage zurückliegen. Ein über einen längeren Urlaub liegen gebliebener Entwurf verschwindet dadurch. Prüfe Entwürfe deshalb innerhalb dieses Zeitraums. Schaltest du den Import aus, bleiben bestehende Entwürfe erhalten, werden aber nicht mehr aktualisiert. Neue automatische Entwürfe entstehen ebenfalls nicht. Bestätigte Arbeit bleibt von späteren Kalenderänderungen unabhängig.
Nutze die Kalenderanleitungen für die Verbindungseinstellungen und den Artikel zur Projektzuordnung für passendere Zuweisungen. Die „Tägliche Überprüfung“ bleibt der Punkt, an dem aus einem vorgeschlagenen Terminplan ein zutreffender Arbeitsnachweis wird.
