Kalendertermine in geprüfte Zeitdaten umwandeln
Von Tristan Doehl · · Aktualisiert am
Ein Kalender enthält bereits nützliche Angaben zu geplanter Arbeit: Titel, Datum und Zeitfenster. Teetrack kann diese Angaben in die Zeiterfassung übernehmen. Der Terminplan muss aber weiterhin mit dem tatsächlichen Ablauf verglichen werden.
Terminplan und Arbeitsnachweis nebeneinander
Verbinde Google Kalender oder Outlook über die Kalendereinstellungen. Free erlaubt eine Verbindung zu einem der beiden Anbieter. Business ergänzt iCal-Feeds und unterstützt bis zu zehn Verbindungen; Pro hebt die Verbindungsgrenze auf. Synchronisierte Termine erscheinen neben erfasster Arbeit. So erkennst du ein Meeting ohne passenden Zeiteintrag.
Ein auf eine Stunde angesetztes Meeting kann nach 40 Minuten enden. Titel und Startzeit liefern einen Ausgangspunkt, aber der fertige Zeiteintrag sollte die 40 tatsächlich gearbeiteten Minuten enthalten. Prüfe deine Teilnahme, bevor du den Termin in den Arbeitsnachweis übernimmst.
Manuelle Prüfung oder automatische Entwürfe
Im Free-Tarif kannst du im Bereich „Tägliche Überprüfung“ aus einem geeigneten Kalendertermin manuell einen Entwurf erstellen. Ab Business entstehen Entwürfe automatisch, wenn der automatische Import für die Verbindung aktiviert ist. In beiden Fällen entscheidest du, welche Termine in deinen Arbeitsnachweis gehören.
Entwürfe zählen erst nach der Bestätigung zu erfassten Summen und Exporten. Unbegrenzt bleiben sie aber nicht: Bei aktivem automatischem Import entfernt die Synchronisierung unbestätigte Entwürfe zu Terminen, die mehr als 30 Tage zurückliegen. Der Artikel zum automatischen Import beschreibt die Prüfung und erklärt, warum eine Synchronisierung bearbeitete Entwurfszeiten und Beschreibungen zurücksetzen kann.
Zeit für die Aktualisierung einplanen
Geplante Synchronisierungen laufen alle 30 Minuten. Eine manuelle Aktualisierung ist mit einer Wartezeit von fünf Minuten je Verbindung möglich. Prüfe den Verbindungsstatus, wenn eine Änderung fehlt. Ein Anbieterfehler kann die Aktualisierung verzögern, eine abgelaufene Autorisierung stoppt die Synchronisierung dagegen ganz, bis du den Kalender neu verbindest.
Folge den Kalenderanleitungen für deinen Anbieter und vergleiche danach den Terminplan eines vertrauten Tages mit den abgeschlossenen Zeiteinträgen. Dabei erkennst du, welche Meetings bereits erfasst sind und für welche noch ein Nachweis fehlt.
