Beste Zeiterfassung für Agenturen: 5 Tools

In einer Agentur nutzen mehrere Personen dieselben Zeitdaten. Mitarbeitende erfassen ihre Arbeit, die Projektleitung muss einen drohenden Mehraufwand erkennen und die Buchhaltung benötigt abrechenbare Stunden passend zum Kundenvertrag. Eine Zeiterfassung kann die erste Aufgabe gut lösen und bei den anderen beiden trotzdem zusätzliche Tabellen nötig machen.

Die fünf Tools setzen an unterschiedlichen Stellen an. Harvest verbindet Stunden mit Rechnungen, Everhour verlegt die Erfassung nach Asana. Toggl und Clockify ergänzen Team-Zeiterfassung um Finanzfunktionen in bezahlten Tarifen. Teetrack bietet persönliche Projektzeiten und Abrechnungsberichte; die Standardabos enthalten jeweils einen Nutzer. Für die Agentur entscheiden diese Unterschiede darüber, wie die erfassten Stunden weiterverwendet werden können.

Dieser Vergleich wird von Teetrack veröffentlicht, das selbst zu den vorgestellten Produkten gehört. Wir haben die verlinkten Anbieterinformationen am 18. September 2026 geprüft. Unsere Empfehlungen beruhen auf dieser Recherche; einen vergleichenden Praxistest haben wir nicht durchgeführt.

Harvest verbindet Zeiteinträge, Ausgaben und Rechnungen. Dadurch lassen sich die während der Projektarbeit erfassten Stunden im selben System für die Kundenrechnung verwenden. Für die monatliche Abrechnung ist das der wesentliche Vorteil gegenüber einem Tool, dessen Daten erst übertragen werden müssen. Buchhaltungsanbindungen ermöglichen die anschließende Weitergabe an den Finanzprozess.

Free enthält einen Nutzer und zwei Projekte und reicht damit für die meisten Agenturen nicht aus. Bei Teamtarifen hängen die Kosten auch von der Nutzung und den benötigten Berichten ab. Freigaben und Rentabilitätsberichte gehören deshalb in den Tarifvergleich: Du bestimmst mit, wie die Buchhaltung die erfassten Stunden prüfen kann.

Everhour ergänzt Aufgaben in Asana um einen Timer und verbindet die erfasste Arbeit mit Budgets und Berichten. Erhält eine Designerin ihre Aufträge bereits dort, kann sie die Zeit direkt der bestehenden Aufgabe zuordnen. Eine separate Beschreibung im Stundenzettel entfällt damit. Für die Projektleitung bleibt erkennbar, welche Aufgabe den Aufwand verursacht hat.

Diese Verbindung benötigt den bezahlten Team-Tarif mit mindestens fünf Plätzen. Ein Studio mit zwei Personen bezahlt dadurch ungenutzte Kapazität; eine größere Agentur kann die Plätze tatsächlich besetzen. Free enthält keine Integrationen und bietet daher den hier beschriebenen Asana-Ablauf nicht.

Toggl verbindet Timer, Kalenderanbindungen und Planungsfunktionen. Damit lässt sich Agenturarbeit erfassen, die neben zugewiesenen Aufgaben auch Kundengespräche und Akquise umfasst. Kalenderverbindungen sind besonders relevant, wenn Besprechungen einen großen Teil der Woche ausmachen. Die Projektzuordnung stellt anschließend den Bezug zum Kunden her.

Dafür braucht das Team weiterhin eine gemeinsame Struktur. Eine unter dem Kundenprojekt verbuchte Akquisestunde kann dessen Auswertung verfälschen, auch wenn die Erfassung bequem war. Stundensätze, Budgets und Freigaben sind zudem tarifabhängig. Die Anforderungen an die Prüfung bestimmen deshalb, welches Abo die Agentur benötigt.

Clockify bietet Timer und Stundenzettel. Eine Agentur kann dadurch laufend erfasste Arbeit und nachträglich eingetragene Stunden gemeinsam sammeln und über Berichte kontrollieren. Kleine Teams können mit diesen Funktionen in Free beginnen, das aktuell bis zu fünf Nutzer umfasst. Zusätzliche Verwaltung wird relevant, sobald die Projektleitung mehr Kontrolle über Einträge oder Ausgaben braucht.

Bei Festpreisaufträgen zeigt sich der Unterschied: Ein Stundenzettel beschreibt den Zeitverbrauch, während die Gegenüberstellung mit dem Geldbudget entsprechende Finanzfunktionen benötigt. Clockify führt Projektbudgets und Kundenwährungen in Pro. Agenturen mit diesen Anforderungen sollten daher auch die Kosten dieses Tarifs vergleichen.

Teetrack passt zu Inhabern oder Auftragnehmern, die ihre eigene Kundenarbeit erfassen und Abrechnungsdaten an eine vorhandene Rechnungssoftware übergeben. Bezahlte Tarife ergänzen Projektsätze, Budgets und Exporte. Über die Projektwährung lassen sich etwa ein Auftrag in USD und einer in EUR getrennt bewerten, was die Vorbereitung internationaler Kundenberichte erleichtert.

Free, Business und Pro enthalten jeweils einen Nutzer. Für mehrere Mitarbeitende muss eine Agentur gemeinsame Zugriffe und Verwaltung daher über Enterprise klären. Bei persönlicher Nutzung ist die Aufgabenteilung klar: Teetrack liefert den Abrechnungsbericht, die vorhandene Finanzsoftware erstellt die Rechnung.

Kostet die Rechnungsvorbereitung besonders viel Zeit, setzt Harvest direkt an diesem Schritt an. Geht bereits vor der Kontrolle der Bezug zur Aufgabe verloren, hilft Everhours Asana-Anbindung an einer früheren Stelle. Bei Toggl und Clockify sollten die benötigten Berichte und Freigaben zusammen mit der Erfassung kalkuliert werden.

Verfolge für die Entscheidung einen echten Kundenauftrag vom Zeiteintrag über die Budgetprüfung bis zur Rechnung. So werden fehlende Angaben an den Übergaben sichtbar, an denen später sonst Nacharbeit entsteht.