Kundenverwaltung in Teetrack: Sätze, Währung und Kontaktdaten an jedem Projekt

Das Kundenverwaltungsproblem für Freelancer

Die meisten Zeiterfassungstools behandeln „Kunde“ als ein Textfeld, das man in einen Bericht tippt. Das bedeutet, der Kundenname kann „Acme“, „Acme Inc“ oder „Acme Inc.“ sein, je nach Tageslaune. Der Abrechnungssatz steht auf einem Klebezettel. Die Adresse steckt in einem E-Mail-Thread von vor sechs Monaten. Wenn Sie als Freelancer mehrere Kunden verwalten, führt dieser improvisierte Ansatz zur Kundenverwaltung zu Abrechnungssatzfehlern, verpassten Zahlungen und verschwendeter Zeit, die eigentlich abrechenbar sein sollte.

Teetracks neue Kundenverwaltungsfunktion löst dieses Problem, indem sie jedem Kunden einen vollwertigen Datensatz in Ihrem Konto gibt. Ein Kunde in Teetrack speichert den Firmennamen, die E-Mail, Telefonnummer, vollständige Postanschrift, Steuer-ID, Notizen, einen Standard-Stundensatz und eine Standardwährung. Sie erstellen den Datensatz einmal und verknüpfen ihn dann mit beliebig vielen Projekten. Kein erneutes Eintippen, keine Inkonsistenzen mehr.

Kunden in Teetrack einrichten

Die Einrichtung der Kundenverwaltung in Teetrack dauert etwa fünf Minuten. Öffnen Sie die Kunden-Seite in der Seitenleiste, klicken Sie auf Kunde erstellen und füllen Sie das Formular aus. Das einzige Pflichtfeld ist der Kundenname — ein üblicher Workflow ist, zuerst Namen und Stundensätze einzutragen und Adressen sowie Steuer-IDs später für Ihre Unterlagen zu ergänzen.

• Name: Das Unternehmen oder die Person, mit der Sie zusammenarbeiten. Teetrack erzwingt Eindeutigkeit pro Konto, sodass Sie nicht versehentlich Duplikate erstellen können.
• E-Mail & Telefon: Zur schnellen Referenz, wenn Sie einer verspäteten Zahlung nachgehen müssen.
• Adressfelder: Straße, Stadt, Bundesland, PLZ und Land. Diese sind praktisch, wenn Ihre Unterlagen eine Rechnungsadresse benötigen.
• Steuer-ID: USt-IdNr., Steuernummern oder jede Kennung, die Ihr Steuerberater benötigt.
• Stundensatz & Währung: Das ist die Magie. Legen Sie einen Standardsatz und eine Währung beim Kunden fest, und Teetrack füllt diese automatisch in jedes neue Projekt ein, das Sie für diesen Kunden erstellen.
• Notizen: Freitext für Zahlungsbedingungen, Bestellnummern und Erinnerungen wie „immer das Finanzteam in CC setzen“.

Kunden mit Projekten verknüpfen

Sobald Ihre Kunden existieren, zeigen die Formulare „Projekt erstellen“ und „Projekt bearbeiten“ ein neues durchsuchbares Kunden-Dropdown. Wählen Sie einen Kunden aus, und zwei Dinge passieren sofort: Der Stundensatz des Projekts wird auf den Standardsatz des Kunden aktualisiert, und die Währung wechselt zur Kundenwährung. Sie können diese Werte pro Projekt weiterhin überschreiben, aber das Starten mit den Kundenstandards spart bei jedem neuen Projekt ein paar Minuten.

Diese Verbindung zwischen Kunde und Projekt ist das Rückgrat von Teetracks Kundenverwaltung. Jeder Zeiteintrag, den Sie für dieses Projekt erfassen, ist nun implizit mit dem Kunden verknüpft. Wenn es Zeit zum Berichten oder Exportieren ist, wird diese Zuordnung automatisch übernommen.

Kundenverwaltung und Mehrwährungs-Freelancing

Ein typisches Freelance-Szenario: Manche Kunden zahlen in GBP, andere in EUR, weitere in USD. Legen Sie die Währung einmal im Kundendatensatz fest, und jedes neue Projekt erbt sie. In Kombination mit Teetracks Mehrwährungs-Summenansicht schrumpft der Abrechnungslauf am Monatsende von einer Stunde Querverweise auf wenige Minuten Export pro Kunde.

Wie die Kundenverwaltung in den Teetrack-Workflow passt

• Kunden erstellen auf der Kundenseite mit Name, Sätzen und Kontaktinformationen.
• Projekte erstellen und einen Kunden auswählen. Abrechnungsstandards werden automatisch ausgefüllt.
• Zeit erfassen für Projekte auf dem Dashboard wie gewohnt.
• Stundenzettel pro Kunde exportieren aus der Zusammenfassungsansicht. Der Kundenfilter wird automatisch angewendet, sobald ein Eintrag mit einem Projekt verknüpft ist, dessen Kunde gesetzt ist.
• Zusammenfassungen prüfen mit der Kundenspalte für sofortige Übersicht.
• PDFs und CSVs exportieren, die jetzt den Kundennamen im Header enthalten.

FAQ: Kundenverwaltung in Teetrack

Kann ich einem Kunden mehrere Projekte zuweisen? Ja. Ein Kunde kann unbegrenzt viele Projekte haben. Jedes Projekt behält nach der Erstellung seine eigenen Abrechnungseinstellungen.

Überschreibt der Kunden-Stundensatz den Projektsatz? Nein. Der Kundensatz ist ein Standardwert, der beim Erstellen eines neuen Projekts automatisch eingetragen wird. Sobald das Projekt existiert, ist sein Satz unabhängig und kann geändert werden, ohne den Kunden oder andere Projekte zu beeinflussen.

Kann ich die Zusammenfassung nach Kunde filtern? Ja. Die Zusammenfassungsansicht unterstützt die Filterung nach Kunde, sodass Sie abrechnungsfähige Stunden pro Kunde auf einen Blick sehen.

Sind meine Kundendaten privat? Absolut. Kundendatensätze sind auf Ihr Konto beschränkt, mit strenger Mandantentrennung. Kein anderer Nutzer kann auf Ihre Kundendaten zugreifen.

Welche Währungen werden unterstützt? USD, EUR, GBP, CAD und AUD. Die Währung wird pro Kunde festgelegt und von neuen Projekten geerbt.

Starten Sie noch heute mit der Kundenverwaltung

Wenn Sie jemals den falschen Satz abgerechnet, Kunden in einem Bericht verwechselt oder zwanzig Minuten nach der Steuer-ID eines Kunden gesucht haben, ist Teetracks Kundenverwaltung für Sie gemacht. Gehen Sie zu teetrack.it, öffnen Sie die Kundenseite und erstellen Sie Ihren ersten Kundendatensatz. Jedes Projekt von diesem Zeitpunkt an trägt automatisch den richtigen Kundenkontext.