Kundendaten und Abrechnung verwalten
Von Tristan Doehl · · Aktualisiert am
Bei mehreren Projekten eines Kunden schafft das wiederholte Eintragen von Kontaktdaten und Abrechnungsvorgaben ein zusätzliches Risiko von Abweichungen. Ein Kundendatensatz in Teetrack liefert diesen Projekten eine gemeinsame Referenz und lässt jedem Auftrag seinen eigenen Stundensatz.
Lege den Kunden vor seinen Projekten an
Erstelle auf der Kunden-Seite einen Datensatz mit dem Kundennamen. Ergänze Kontaktdaten, Adresse, Steuernummer, Notizen sowie Standardsatz und Währung, soweit sie für deine Arbeit nützlich sind. Zusammen lassen sich diese Angaben leichter finden, wenn du einen Bericht vorbereitest oder eine Abrechnungsfrage klärst.
Notizen eignen sich etwa für eine Bestellnummer oder den zuständigen Buchhaltungskontakt. Eine gespeicherte Notiz unterstützt deinen Prozess. Sie setzt Zahlungsbedingungen nicht automatisch durch und macht aus einem Zeitnachweis keine Rechnung im Sinne von § 14 UStG.
Nutze Vorgaben und erhalte projektspezifische Vereinbarungen
Beim Erstellen eines Projekts kann die Kundenauswahl Stundensatz und Währung vorbelegen. Das Speichern der Projektabrechnung erfordert Business oder höher. Diese Vorbelegung gibt es nur im Erstellungsformular. Beim Bearbeiten eines Projekts kopiert die Wahl eines anderen Kunden keine neuen Abrechnungsvorgaben. Prüfe die Werte deshalb für jeden neuen Auftrag vor dem Speichern.
Angenommen, ein Kunde zahlt normalerweise 100 € pro Stunde, vereinbart aber für ein Spezialprojekt 120 €. Behalte den Kundenstandard bei, wenn er für andere Arbeit sinnvoll bleibt, und setze das Projekt auf 120 €. Die gespeicherten Abrechnungseinstellungen des Projekts sind eigenständig. Eine Änderung am Kunden schreibt deshalb nicht alle vorhandenen Vereinbarungen um.
Verfolge die Kundenbeziehung bis zum Bericht
Zeiteinträge gehören zu Projekten, die sie mit dem Kunden verknüpfen. Wähle in der Übersicht den Zeitraum und ein Projekt dieses Kunden. Wiederhole die Auswahl für jedes Projekt oder verwende einen gemeinsamen Kunden-Tag, nachdem du dessen Einträge auf Vollständigkeit und fremde Kunden geprüft hast. Einen eigenen Kundenfilter gibt es nicht.
Bei mehreren Projekten eines Kunden prüfe, ob der Bericht sie zusammenführen oder einzelne Aufträge trennen soll. Einheitliche Projektnamen helfen dem Empfänger, die Einträge dem eigenen Budget oder einer Bestellung zuzuordnen.
Halte Währungen bei der Summenprüfung getrennt
Die Währungsangabe legt fest, ob ein Stundensatz beispielsweise in EUR oder USD gilt. Teetrack rechnet diese Beträge nicht automatisch um. Prüfe Geldsummen verschiedener Währungen getrennt und verwende deinen Buchhaltungsprozess für Umrechnungen in Finanzberichten.
Prüfe Kundendatensätze, wenn sich Vereinbarungen oder Kontakte ändern, und kontrolliere anschließend die Einstellungen der betroffenen Projekte. So bleibt die gemeinsame Referenz nützlich und jeder Auftrag behält seine eigenen Details. Die Funktionsübersicht zu Kunden beschreibt ihren Platz in Teetrack.
