Von Tabellen zu Teetrack wechseln
Von Tristan Doehl · · Aktualisiert am
Eine Tabelle enthält oft mehr als Stunden: In ihr stecken auch Benennungsregeln und Kontrollen für die Abrechnung. Der Wechsel zu Teetrack gelingt leichter, wenn du diese nützlichen Konventionen übernimmst und einen Abrechnungszeitraum prüfst, bevor du den alten Ablauf beendest.
Beginne mit den tatsächlich genutzten Feldern
Nimm eine aktuelle Tabelle und kläre die Bedeutung jeder Spalte. Diese Zuordnung hilft zu entscheiden, was du in Teetrack erfasst und was in einer gesonderten Planungs- oder Buchhaltungsdatei bleibt:
- Datum, Start und Ende beschreiben, wann eine Sitzung stattgefunden hat.
- Kunde und Projekt bestimmen den zugehörigen Auftrag.
- Aufgabe oder Notizen liefern die Beschreibung des Eintrags.
- Abrechenbarkeit und Stundensatz bestimmen die Behandlung bei der Abrechnung.
- Die Dauer wird aus den Zeitstempeln berechnet und benötigt deshalb keine kopierte Tabellenformel.
Eine Zeile mit „Acme-Neugestaltung, Startseiten-Wireframes, 09:12–11:05“ beschreibt beispielsweise eine Sitzung von 1 Std. 53 Min. Ihre Dezimaldauer beträgt etwa 1,8833 Stunden. Übernimm die Zeitstempel; ein auf 1,88 Stunden gerundeter Anzeigewert ist weniger genau als die ursprünglichen Zeiten.
Begrenze den ersten Umzug
Beginne mit aktiven Projekten und den Einträgen für den aktuellen Abrechnungszeitraum. Ältere Tabellen können als Archiv bestehen bleiben, bis es einen konkreten Grund für ihre Übertragung gibt. So musst du weniger Datensätze abgleichen, während du den neuen Ablauf kennenlernst.
Teetracks CSV-Import akzeptiert Dateien aus Toggl, Clockify und Harvest. Eigene Tabellen lassen sich nicht als beliebige CSV-Dateien importieren. Verwende einen Export eines unterstützten Dienstes oder übertrage Sitzungen aus deiner Tabelle manuell. Stelle auf der Upload-Seite unter „Zeitzone“ die Zeitzone ein, in der die Quelldatei exportiert wurde, und prüfe bei einem unterstützten Import vor dem Abschluss die Vorschau und die Validierungsmeldungen. Die Tariflimits gelten auch für importierte Daten: Free erlaubt fünf Projekte und Business zwanzig, und die Vorschau warnt, wenn eine Datei mehr Projekte enthält, als dein Tarif zulässt. Free zeigt in der Übersicht außerdem nur die letzten 90 Tage, ältere importierte Einträge sind dort also nicht sichtbar.
Vergleiche dieselbe Arbeit in beiden Systemen
Wähle nach der Übertragung des ersten Zeitraums denselben Datumsbereich in der Übersicht und filtere nacheinander nach jedem Projekt. Die Projektkarten zeigen nur die drei größten Projekte und reichen deshalb nicht für den vollständigen Abgleich. Vergleiche die gefilterten Einträge mit der Tabelle und prüfe Zeitzonen, Sitzungen über Mitternacht, Pausen und Rundung. Das PDF verwendet ungerundete Dauern, auch wenn die Übersicht rundet.
Lege einen klaren Zeitpunkt fest, ab dem alle neue Arbeit in Teetrack erfasst wird. Neue Sitzungen dauerhaft in beiden Systemen zu pflegen schafft eine zusätzliche Abgleichaufgabe und macht unklar, welcher Stand aktuell ist.
Behalte sinnvolle Tabellenaufgaben bei
Eine eigene Planung oder Buchhaltungsberechnung kann außerhalb des Trackers weiter nützlich sein. Verwende Exporte, wenn sie zu diesem Prozess passen, und nutze Teetrack für die Erfassung und Auswertung der Arbeitszeiten. Dadurch entfallen doppelte Eingaben und die Pflege der zugehörigen Tabellenformeln.
Miss bei der nächsten Abrechnung, wie lange die Prüfung dauert und welche Korrekturen nötig sind. Passe anhand dieser Beobachtungen die Felder und Prüfschritte für den folgenden Zeitraum an.
Schließe mit einem abgeglichenen Stundenzettel ab
Sobald der erste Zeitraum mit den Ausgangsdaten übereinstimmt, erstelle den PDF-Stundenzettel, den du einem Kunden senden würdest. Stimmen Einträge und Summe, hast du den gesamten Weg von der Sitzung bis zum Abrechnungsnachweis geprüft und kannst den neuen Ablauf im nächsten Zeitraum verwenden.
